Incluso con los modernos sistemas de punto de venta (TPV) de hoy en día, todavía necesita un procedimiento para contabilizar los recibos de caja de una tienda. Estos controles internos son necesarios para evitar el mal manejo del dinero y para proteger los activos contra pérdidas o robos. Los controles internos estrictos no sólo promueven la eficiencia operativa, sino que también garantizan la fiabilidad de los registros contables que se necesitarán en el momento de los impuestos. Una de las causas más comunes de encogimiento o pérdida en su tienda es el mal manejo del dinero en efectivo. Cuando se investiga, la causa más común se reduce a la falta de procedimientos o controles adecuados.

 

El proceso de contar el dinero, reconciliar los recibos y balancear el cajón de efectivo crea la responsabilidad de las transacciones del día. Este sistema de administración de efectivo puede ser creado al mismo tiempo que se establecen las políticas de la tienda. Muchos de los sistemas POS (punto de venta) actuales tienen instrucciones paso a paso para cerrar (también conocido como balancear) el cajón de efectivo para guiar al empleado. 

Inteligencia de Negocios

La gerencia de la tienda o los cajeros pueden obtener un informe de ventas en cualquier momento durante un turno. Al agregar el efectivo inicial en el cajón a la cifra de ventas diarias, el minorista sabrá exactamente cuánto dinero debe haber en la caja registradora o en el terminal de punto de venta POS en cualquier momento. Esto es extremadamente útil:

  • Para evitar tener demasiado efectivo en el piso de ventas.
  • Si la tienda es robada.
  • Cuando un cliente se queja de poco cambio.
  • Para descubrir los frecuentes excesos/cortos para cajeros particulares.
  • Para eliminar la tentación de tomar dinero en efectivo sin documentación de la caja registradora.

Cómo y cuándo implementar

El saldo de una caja registradora suele tener lugar al final del día o al final del turno de caja. La caja registradora y su contenido deben ser llevados a una oficina u otra área aislada para preparar el informe. Si balancea el cajón después de cerrar, asegúrese de que las luces del piso de ventas estén apagadas y que la puerta esté cerrada. Para muchos vendedores, tienen prisa y tienden a empezar a cerrar antes de que la tienda esté realmente cerrada. Esta no es una práctica segura. Sin embargo, si tiene varios empleados en la tienda, es posible cerrar uno de los registros durante el horario de apertura.

 

Cualquier exceso o escasez debe ser investigado. La naturaleza humana debe ser tomada en cuenta para errores menores y cantidades pequeñas. Con esto queremos decir que es común que se produzcan simples errores en el recuento de cambios cuando se procesa una transacción. Sin embargo, las discrepancias frecuentes pueden ser una señal de robo de empleados o pueden indicar que se requiere capacitación adicional para un cajero en particular. Como regla general, debe asegurarse de que no haya más de $2 libres por la noche. Aunque depende del número de transacciones ese día (en otras palabras, cuantas más transacciones, mayor será la posibilidad de contar el error), la regla de los $2 es útil.

 

El efectivo inicial se vuelve a colocar en el cajón de efectivo y se almacena para la noche, mientras que el depósito se prepara para el banco. Todos los recibos de tarjetas de crédito, informes de terminal y otros recibos de registro se pueden grapar en el Informe diario de caja registradora y archivar por fecha.

Separación de funciones

Para una mayor rendición de cuentas, considere la posibilidad de utilizar dos personas para equilibrar la caja registradora. Una persona contará el cajón y creará el informe diario de efectivo, mientras que la otra persona prepara un depósito bancario. Ambos miembros del personal deben firmar el informe indicando que son responsables de las cifras indicadas. Aunque ningún sistema puede prevenir el fraude, esta pista de auditoría ayudará a desalentar la colusión entre los empleados.

Al principio del siguiente turno, a cada cajero se le debe asignar su propio cajón de dinero. Haga que el cajero vuelva a contar el efectivo en el cajón para verificar el saldo inicial. Si usted es una tienda pequeña con una sola caja registradora, lo más probable es que el dinero en efectivo se quede en el cajón durante la noche. Si esta es su situación, el procedimiento es el mismo. 

Una última nota: dado que el error humano es parte del juego, asegúrese de incluir las discrepancias en su efectivo como parte de sus estados de ganancias y pérdidas. Agregue una línea a sus estados de ganancias y pérdidas que presupueste y muestre una pérdida por un recuento erróneo. Esta es otra forma de auditar y administrar la pérdida. 

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