Negocios

Consejos para gestionar proyectos pequeños

“Es solo un pequeño proyecto”, “el equipo sabe lo que está haciendo”, “la fecha de entrega se ha acordado con el cliente”. Estas frases a menudo expresadas por la gerencia provocan pavor en el corazón incluso de un gerente de proyecto experimentado.

Ser complaciente con un proyecto independientemente de su tamaño es un negocio arriesgado. Se deben utilizar los mismos principios y metodología incluso en el proyecto más pequeño para garantizar el resultado correcto. No cumplir con los plazos de entrega o sobrepasar el presupuesto no es una buena apariencia y es probable que dañe la reputación de su empresa con los clientes.

En esta guía, identificamos los desafíos más comunes de los pequeños proyectos junto con nuestros consejos prácticos sobre cómo superarlos.

La gestión de proyectos puede ser muy gratificante, especialmente cuando superas las expectativas de un proyecto, así que veamos cómo pueden salir mal las cosas y qué puedes hacer para evitarlas.

Metodología

Al comienzo del proyecto, hay una gran tendencia a simplemente «seguir adelante». Probablemente no haya un comité de dirección para supervisar las operaciones, no hay supervisión de la alta dirección y «el equipo sabe lo que está haciendo». Entrar en un proyecto sin definir el alcance o evaluar los riesgos es una receta para el fracaso.

Consejo: si el equipo está disponible desde el primer día, póngalos a trabajar; desglose y estimación de tareas, preparación del entorno de trabajo, prototipado y formación. Como director de proyecto, debe planificar el proyecto, aclarar el alcance, definir objetivos y evaluar los riesgos.

El proceso de planificación debe seguir una metodología establecida como PRINCE2, Waterfall o Agile que se puede adaptar a las necesidades del proyecto.

Recursos limitados

Un proyecto pequeño tendrá un presupuesto limitado, restringiendo las opciones para el personal y la tecnología. Puede que ni siquiera exista un presupuesto como tal, solo la suposición de que el equipo hará el trabajo a tiempo.

Consejo: en la etapa de planificación, defina los recursos necesarios para completar el proyecto. Presente el plan del proyecto a la alta dirección o al propietario del negocio con una recomendación sobre el alcance, el plazo o los recursos. Si se necesitan más recursos, preséntelo de manera positiva. Al final del proyecto, usted será responsable del exceso o gasto excesivo.

Falta de participación de la alta dirección

Es fundamental obtener la aceptación y el apoyo de la alta dirección o de los propietarios de la empresa. Si el proyecto tiene problemas o tal vez un miembro del equipo es atrapado para otro trabajo, no hay nadie de alto nivel para ayudar. Los gerentes senior o los dueños de negocios también pueden ofrecer buenos consejos; después de todo, tienen una perspectiva diferente sobre las prioridades comerciales y lo que hace que el negocio funcione.

Identifique al patrocinador del proyecto y las partes interesadas y acuerde un plan de comunicación, independientemente del tamaño del negocio. En caso de duda, evalúe quién se quejaría si el proyecto llegara tarde o no cumpliera con el alcance acordado.

Consejo: Mantenga la comunicación regular y al grano. Sea claro si está pidiendo su ayuda o consejo o dando información. Si identifica un desafío, presente las opciones y su recomendación.

Carga de trabajo del gerente de proyecto

La ejecución de un proyecto implica un trabajo de administración, como definir tareas y verificar cuando estén completas. En un proyecto grande, esto puede ser realizado por una persona de apoyo al proyecto; en un proyecto pequeño, puede recaer en el director del proyecto. De alguna manera, a pesar del tamaño del proyecto y del equipo, requiere mucho esfuerzo.

Sugerencia: solicite ayuda de administrador al comienzo del proyecto. Una persona de apoyo al proyecto con experiencia podrá trabajar a tiempo parcial y aliviar la carga. Elija una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades y ponga la iniciativa en manos de los miembros del equipo para que gestionen sus propias tareas. Observe los puntos del proyecto que requieren un esfuerzo máximo y gestione su tiempo en torno a ellos.

Roles especializados

Es un hecho que en un pequeño equipo o empresa, algunas personas deberán asumir múltiples roles. Tener un especialista en el equipo es un lujo y un riesgo. Es un riesgo porque son vulnerables a que los roben en otro proyecto. También es difícil obtener cobertura si no trabajan debido a una enfermedad.

Consejo: En las primeras etapas, identifique el conjunto de habilidades de cada miembro del equipo. Discuta sus preferencias y aspiraciones. ¿Hay objetivos profesionales, habilidades y experiencia que les gustaría alcanzar? Cree un equipo sólido y cohesionado en el que los miembros estén dispuestos a trabajar fuera de su zona de confort. Comprende qué motiva al equipo. A menudo, se trata de una mejor comprensión de las necesidades comerciales detrás del proyecto y siente que se escuchan sus opiniones.

Si es necesario complementar el equipo, digamos con un especialista en contratos, hable de esto con los demás miembros. Puede presentarse como algo positivo, una oportunidad para aprender de alguien externo.

La clave para gestionar un proyecto pequeño es seguir un proceso estructurado y sólido, pero adaptado a las necesidades del proyecto. Ser complaciente con la gestión de riesgos , los recursos o los desafíos probablemente resultará en un proyecto fallido.

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