¿Qué cuentas de activo deberían estar en su plan de cuentas?
El sistema de contabilidad de una empresa se basa en su plan contable general. El plan de cuentas sirve esencialmente como una hoja de ruta para el contable y el contador de la empresa. El plan de cuentas facilita a la empresa el registro de las transacciones contables de forma coherente y adecuada, lo que ayuda a la empresa a desarrollar sus estados financieros al final del ciclo contable.
Las cuentas de activos están en el balance general de una empresa, junto con las cuentas de pasivo y las cuentas de patrimonio neto de los propietarios. Las cuentas de activos ayudan a los contadores a llevar un registro de todo el dinero que entra en la empresa, así como de todos los artículos que posee de cualquier valor, desde las inversiones en acciones hasta los edificios, y desde los automóviles de la empresa, la computadora y los suministros de oficina hasta las obras de arte compradas por la empresa en las paredes.
Índice de Negocio
El orden del plan de cuentas
Las cuentas del plan de cuentas van en el orden de las posiciones del balance y de la cuenta de explotación (PyG). Después de las cuentas de activo fijo, el plan de cuentas incluiría las cuentas de pasivo y las cuentas de patrimonio neto de los propietarios. Lo siguiente serían las cuentas de ingresos y gastos que componen la cuenta de explotación (PyG).
Si está diseñando un plan de cuentas para una nueva empresa, normalmente empezará con sólo un puñado de cuentas necesarias, dejando espacios en blanco en la numeración para que pueda añadir más cuentas a cada sección en el futuro, a medida que la empresa crezca.
La estructura básica de la cuenta es bastante estándar, lo que significa que la encontrará en casi cualquier plan de cuentas de la empresa. La estandarización proviene del hecho de que muchas empresas preparan sus estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), y estos principios dictan el orden en el que las posiciones deben registrarse y reportarse.
Qué significan los números
Cada cuenta del plan de cuentas de la empresa se crea con un número de tres a cinco dígitos seguido del nombre de la cuenta.
El primer dígito del número significa si es un activo, un pasivo u otro tipo de cuenta. Por ejemplo, si el primer dígito es un «1» es una cuenta de activos fijos, como el efectivo, y si el primer dígito es un «3» es una cuenta de ingresos.
El plan de cuentas está organizado por el orden de aparición de cada cuenta en los estados financieros, comenzando con el balance y continuando con la cuenta de explotación (PyG).
Las categorías del plan de cuentas
La primera categoría en el plan de cuentas consiste en las cuentas de activos fijos. Una empresa necesita personalizar su plan de cuentas hasta cierto punto, para asegurarse de que incluye todas las cuentas relevantes para el negocio específico. Por ejemplo, ciertas cuentas aparecen en el plan de cuentas de cada empresa, como Efectivo o Deudores.
Sin embargo, cada negocio está estructurado de manera diferente, y cuando cree sus cuentas de activos, piense en todas las cosas que su negocio posee y espera poseer durante el próximo año.
Las empresas suelen tener dos grupos de cuentas básicos para activos fijos en su plan de cuentas: activos fijos corrientes y activos fijos a largo plazo.
Activos Corrientes
Las cuentas corrientes de activos rastrean el saldo de cualquier activo que una compañía probablemente consumirá, venderá o agotará a través de sus operaciones comerciales normales, dentro de los próximos 12 meses o antes del final de su año fiscal en curso. La categoría de activo circulante incluye cuentas como:
- Efectivo: Todas las compañías tienen una cuenta de efectivo. Puede listar sólo esta cuenta en el Plan de cuentas. Alternativamente, puede dividir su cuenta de Efectivo en Efectivo en Cheques y Efectivo en Ahorros. Si usted tiene el dinero en efectivo para otros fines, entonces personalice esta categoría de la manera que desee. El dinero para gastos menores también se puede enumerar aquí.
- Cuentas por cobrar: Si ofrece a sus clientes crédito de tienda, aquí se indica el importe total de crédito de tienda pendiente.
- Inventario: Si su empresa vende productos, el valor del inventario de su empresa se indica aquí. Este valor se puede indicar en términos de contabilidad de inventario LIFO o FIFO.
- Gastos prepagados: Esta cuenta registra los gastos que ya se han pagado, pero que no se han agotado. Por ejemplo, el seguro se paga al principio del mes y se utiliza durante el período de 30 días.
Activos a largo plazo
Los activos a largo plazo también se denominan activos no corrientes , ya que suelen estar en el balance general durante más de un año. Los activos a largo plazo, como la maquinaria, se registran a su costo, y luego se amortizan en cuotas anuales hasta que el activo tiene poco o ningún valor registrado. Debido a este tratamiento contable, es posible que el valor del activo en el balance no refleje su valor actual o de mercado. Las cuentas de activos a largo plazo incluyen lo siguiente:
- Muebles y accesorios: Esta cuenta sirve para registrar el costo de escritorios, sillas, librerías, estanterías y otros muebles de oficina. Estos elementos se amortizarán a lo largo de su vida útil.
- Planta y equipos: La mayoría de las compañías tienen una cuenta de Planta y Equipo. Esta categoría incluye el costo de los edificios, terrenos y cualquier equipo que usted haya adquirido para producir su producto.
- Amortización acumulada: La cuenta de planta y equipo, así como otras cuentas de activos a largo plazo, tendrán una cuenta de Depreciación Acumulada mostrada con ella para que usted pueda llevar un registro de cuánto del valor de ese activo ha sido utilizado. Esta es una cuenta única, ya que en realidad es una cuenta de contra-activos, no una cuenta de pasivo. Aunque tiene un saldo acreedor normal, mientras que otras cuentas de activos fijos tienen un saldo deudor normal, la Depreciación acumulada está diseñada para ser compensada contra otras cuentas de activos fijos, por lo que pertenece a la sección de activos fijos del balance general.
Otros tipos de cuentas de activos a largo plazo incluyen cuentas para vehículos, muebles y accesorios de oficina, y cualquier contrato de arrendamiento que su compañía pueda tener.
Dependiendo del tipo de negocio que posea, es posible que tenga más o menos activos actuales y a largo plazo.