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Que es la planeación administrativa y cuales son sus etapas y características

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La planeacion administrativa es el método por el cual se eligen los objetivos, misiones y acciones q se tomarán para su cumplimiento. Por ello exige que se tome la decisión de elegir el curso a seguir.

Qué es la planeacion administrativa

Con sus distintas acepciones la planeacion administrativa es:

  1. La etapa en la que se eligen la actividades o actividades que se harán para llevar a cabo los objetivos y metas que se desean y se establece la forma para llegar a ellas.
  2. Es la herramienta para orientar y evitar que las acciones no se desvíen y enseña la utilización racional de los recursos con una anticipada evaluación de eficacia de las tareas que se aplicarán para llegar a los objetivos que se propusieron.

Características de la planeacion administrativa

  1. Se caracteriza por agrupar los planes en una unidad para se realizada a la misma vez, independientemente de que cada plan pueda tener su propio objetivo, pues todos ellos pueden integrarse a un plan general por su congruencia con respecto a medios y propios fines.
  2. También se caracteriza por ser continua, ya que los administradores que llevan a cabo esta actividad saben que no tiene fin.
  3. Es una actividad muy precisa, pues se definen acciones de tal manera que no puede existir imprevistos de ningún tipo, por ello es imprescindible que al elaborarla se reduzcan al máximo posible.
  4. No pertenece a un área jerárquica exclusiva sino que `penetra a cualquier ejecutivo que se enfocará a su área de trabajo.
  5. Abarca las metas y los objetivos de la empresa estableciendo una estrategia para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía de planes que integran y coordinan actividades.

Cómo se hace una planeacion administrativa   

La planeacion administrativa se realiza siguiendo estos pasos:

Paso 1: Previo al comienzo de la planeacion administrativa se debe conocer la oportunidad,  pues aunque no forma parte exclusiva del proceso es el punto iniciar para planificar.

Paso 2: Se establecen objetivos como la primera etapa, pues establecer los objetivos de la empresa  es primordial estableciéndolos en un todo y enfocados a cada unidad. , ya que darán cuenta de la ruta que se tomará, dónde se hará foco y  cómo se establecen procedimientos, políticas programas presupuestos, reglas y estrategias, se conoce adonde se va a llegar y que se obtendrá.

Paso 3: Se establecen premisas, acordando las políticas que se podrán aplicar,  los planes que ya existen en la organización y el pronóstico de datos sobre los hechos.

Paso 4: Se determinan alternativas. Se buscan y examinan alternativas de acción sobre todo las que forman parte de lo inmediato.

Paso 5: Se evalúan las alternativas. Al haberse determinado las alternativas, se examinaron fortalezas y debilidades, se continúa evaluando estos puntos y otros factores sin perder de vista metas y premisas.

Paso 6: Se elige una alternativa  de toma de acción. Se adopta el plan y tomada la decisión se lleva a cabo.

Paso 7: Se formulan los planes derivados. Se adoptó la decisión pero no se completó la planeación. El plan básico debe ser apoyado por los planes derivados.

Las empresa cuenta con varios segmentos con ejecutivos que se encargan de la ejecución d los planes que se necesitan para hacer realidad el plan básico que corresponde desde los ejecutivos de mayor a menor rango hasta obtener un plan específico para las actividades que darán lugar al plan principal.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo consta de 4 etapas: la planificación, la organización, la dirección y el control. Son 4 etapas que permiten que toda empresa pueda tener éxito a partir de la administración eficaz.

La planificación del proceso administrativo

Como primer punto principal se debe tener conocimiento sobre los recursos que se tiene y los que se necesita, luego se puede pensar adonde se quiere llegar como empresa,  como será la organización para alcanzar los objetivos propuestos, pues si el negocio está definido es importante plantarse objetivos.

Pueden ser objetivos generales pero también se deben plantear objetivos específicos que sean coherentes entre sí y de acuerdo a los recursos, a las oportunidades que brinda el sector y además deben ser objetivos que se puedan alcanzar, flexibles y modificables en cualquier momento.  Todos estos objetivos deben ser conocidos por el equipo de trabajo y en el caso de necesitar recursos adicionales es importante trazar el plan para hacerlos realidad.

Programación del trabajo

Luego se continúa con la programación de trabajo para alcanzar los objetivos. Se delegan responsabilidades y  se programa el tiempo definiendo las acciones que se tomarán, es decir que se organizan las actividades incluyendo tiempo, personas responsables, el espacio físico, máquinas y recursos necesarios.

Pasos de la planeacion

1.Se realiza una planeación estratégica  para trazar un plan que dará lugar a alcanzar los objetivos generales a largo plazo.

  1. Se analiza el entorno interno y externo, los objetivos y estrategias en base a la evaluación que se realizó sobre el entorno.
  2. Se definen los procedimientos que se realizarán para la ejecución y evaluación del plan.
  3. Se elabora con una visión a futuro d 3 a 5 años o en un tiempo inferior dependiendo del entorno, pues a un entorno cambiante menor será el tiempo previsto.
  4. Se define la visión y misión de la empresa, pues al identificar la situación actual de la organización se puede pensar en la visión a futuro para poder tener una definición del futuro de la empresa con los valores que se adoptarán y la misión.
  5. Al definir misión, visión y valores se diseña la estrategia que ayudará a alcanzarlos.
  6. Al definir visión y misión se tiene en claro adónde se quiere llegar.
  7. Se definen objetivos a corto plazo a fin de que al ser ejecutados la visión a largo plazo se vaya acercando.
  8. Se determinan responsabilidades para que se pueda llegar a la meta final que se definió

Tipos de planeacion administrativa     

Los tipos de planeación administrativa son tres: a corto plazo, a largo plazo y a mediano plazo.

La planeación a corto plazo se considera a un año mientras que la planeación a mediano plazo se considera a 2 o 3 años y la planeación a largo plazo es considerada a 5 años o más.

Pero no es un concepto rígido porque dependiendo de cada empresa  la planeación a un año puede ser a corto plazo pero en otro tipo de empresa puede ser a mediano plazo.

De hecho una planeación de 5 años puede ser corto plazo para una empresa pero para otra es a mediano plazo.

Por tal motivo no se pueden determinar los plazos como regla general porque cada empresa puede estimar a su modo el período como corto, mediano o largo según observe cambios preponderantes.

Tipos de planeación

Los tipos de planeación pueden ser también estratégica, táctica y operativa.

Planeacion estratégica

Cuando se trata d planeacion estratégica es llevada a cabo por el ejecutivo de mayor rango en la empresa, pues es su responsabilidad, ya que se establecen metas y objetivos claros para ser alcanzados en un periodo d tiempo específico.

Es a largo plazo y responde a lo que debe hacer la empresa en ese plazo específico para llegar a las metas.

Planeacion táctica

La planeacion táctica es responsabilidad de áreas de nivel directivo. En este proceso se enfoca en los recursos de la empresa para llevar a cabo la planeación estratégica. Es a mediano plazo y ayuda a alcanzar las metas a largo plazo.

Principios de la planeacion administrativa

  1. Es universal, pues integra distintos factores como presupuesto, material, personal, tiempo, etc. en función de que el plan pueda ser desarrollado con eficiencia.
  2. Es racional. Un plan como todos en su conjunto tiene un fundamento lógico, cuentan con objetivos que se pueden alcanzar y recursos que darán lugar a su logro.
  3. Es precisa. No se trazan d manera vaga ni genérica. Se realizan con la mayor precisión.

Si no se tiene un plan preciso, el negocio se trasformaría en un juego de azar, pues con un fin impreciso, los medios coordinados no serán eficaces, puede ser que algo no se pueda planear con todos sus detalles, pero si los planes pueden fijarse del mejor modo menor será el campo dejado s la eventualidad.

  1. Es flexible. Si bien es necesaria la precisión, es inevitable que si surgen cambios se puedan integrar, porque se podrá amoldar a cambios eventuales. Por ello no debe ser rígido porque no podría cambiarse ante cambios accidentales

Pues, puede ser básica la dirección, sin embargo es permisible la adaptación momentánea y luego retornar a la dirección inicial.

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