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Qué es una póliza contable y cuales son los tipos en contabilidad electrónica?

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Que es una poliza contable? Es lógico que te hagas esta pregunta sobre todo pensando en lo importante que es que aprendas sobre la contabilidad electrónica, pues a continuación conocerás su concepto exacto, sus distintos tipos y ejemplos para que no tengas dudas.

Que es una poliza contable: concepto

Que es una poliza contable? La poliza contable es un documento digital físico que sirve para el registro de las operaciones contables que deben realizar las empresas y los individuos.

El registro de las operaciones contables en una póliza contable debe ser realizado en un máximo de 5 días de haber hecho la actividad o el acto comercial.

Todos los contribuyentes tienen la obligación de llevar la contabilidad electrónica en sistemas electrónicos con archivos generados en formato XML con la información de las pólizas que se hayan generado.

La contabilidad electrónica entiende como pólizas contables a los archivos presentados  como:

  1. Catálogo tipos de bancos, monedas y póliza.
  2. Información sobre los pagos con transferencias y cheques.
  3. Información sobre los comprobantes digitales fiscales.

Póliza contable

La póliza contable debe constar de:

  1. El detalle de cada transacción.
  2. La partida debe tener una cuenta contable, una subcuenta y auxiliares.
  3. Se debe distinguir los comprobantes fiscales digitales on line.
  4. También se deben poder distinguir los impuestos con sus tasas y cuotas cuando sea necesario el pago del impuesto con la aclaración de la actividad.
  5. Se debe incluir el RFC cuando se tata de operaciones que se relacionan con terceros.
  6. Cuando no se pueda identificar el folio fiscal en la póliza contable, es posible que los folios fiscales se relacionen con un reporte auxiliar.
  7. Contendrá el RFC además del valor que contienen los comprobantes que respaldan la póliza contable.
  8. En las pólizas se genera una información que debe entregarse todos los meses con el detalle de cada transacción, la cuenta, la partida, la subcuenta y auxiliares y se envían cuando se envía también la balanza de comprobación.
  9. Se entregan de acuerdo a la fecha que establece la balanza de comprobación y se pueden enviar al SAT al siguiente mes de haber realizado las operaciones.

Polizas contables

Las pólizas contables  son generadas con la contabilidad electrónica en archivos XML y enviados en este formato cuando la autoridad lo solicite para:

  1. La verificación de la devolución de impuestos.
  2. Realizar una visita domiciliaria.
  3. Revisar el gabinete.
  4. Realizar una revisión electrónica.
  5. Realizar un control al dictamen fiscal.

Las cuentas T se crearon para cumplir su función como debe, es decir cargar y el haber o abonar.

Las pólizas son un reflejo detallado con la información de las operaciones  contables  que constan de campos marcados como obligatorios de llenar por  y otros campos que las autoridades los consideran opcionales de llenar.

Contenido de las pólizas contables

Las pólizas contables deben contener por obligación esta información:

  1. Versión de su formato.
  2. Mes de la balanza.
  3. Año de la balanza.
  4. RFC del contribuyente (persona o empresa que envía la información)
  5. Tipo de póliza y sea de diario, de egreso o de ingresos.
  6. Número de la póliza.
  7. Fecha correspondiente al registro de la póliza.
  8. Razón por la cual se llevó a cabo la operación.
  9. Número de la cuenta, de la subcuenta o de la partida de la transacción.
  10. Razón de la transacción.
  11. Debe: el valor del cargo a cuenta por la transacción.
  12. Haber: valor del abono a cuenta por la transacción.
  13. El tipo de divisa que se utilizó en la póliza según el catálogo del SAT.

Tipos de polizas contables y ejemplos

Las pólizas contables son  clasificadas en de egresos, de ingresos y de diario, entonces…

Póliza de diario

En las póliza de diario se registran las operaciones contables  que se están llevando a cabo en el mismo momento del registro, por lo tanto si bien por un lado afectará la economía empresarial por otro lado no representa el flujo efectivo, es decir que no significa una entrada ni salida de dinero por la que se deba expedir un cheque, pero es necesario que se anexe el comprobante que origina su elaboración.

Póliza de egresos

Las póliza de egresos registra las operaciones contables que tengan que ver con pagos, egresos de dinero, pero cuando la salida de dinero se lleva a cabo por medio de un cheque, la póliza se conoce como póliza de cheque.

Póliza de ingresos

La póliza de ingresos registra las operaciones contables que corresponden a la entrada de dinero ya sea a través de un cheque, o con transferencia. Un ejemplo práctico es el pago a un cliente que necesita que emitas una factura.

A diario se registran las operaciones correspondientes a lo ingresos de la empresa

Ejemplo de Póliza de ingresos

La póliza de ingresos debe contener:

  1. La especificación de las transacciones.,
  2. Cada una de las partidas contendrán cuenta, subcuenta y auxiliarles.
  3. CFDI de fácil distinción que respalde la operación.
  4. Fácil distinción de las tasas, cuotas e impuestos.
  5. Cuando se trata de operaciones que se relacionan con terceros se debe incluir el RFC.
  6. Si el contribuyente no puede especificarse en el folio fiscal se relacionan los folios fiscales con un reporte auxiliar.
  7. El RFC y valores de los comprobantes soportan a cada póliza

Ejemplo de póliza de diario

Póliza de diario

Cuenta  Sub cuenta    Nombre    Parcial   Debe   Haber

Sumas iguales                                                              $xxxx  $xxxx

Concepto                                Fecha de póliza

……………………………….  …………………..

Control    Hecho por   Revisado   Autorizado   Auxiliares     Diario

……….  ……………  ……………..  …………… ………..   …………

Nº de póliza ………

CONTROL  FRC    FECHA    PÓLIZA Nº

…………..   ….   …………..  ……………..

Ejemplo de póliza de ingreso

Póliza de ingreso

Cuenta   Subcuenta    Concepto    Parcial   Debe   Haber

……….  ……………  ……………   ……….  ……..  …………

Suma iguales                                                                        $xxxx   $xxxxx

Concepto…………………………………………………………..

………………………………………………………………………

Control   Hecho por   Revisado por      Autorizado:     Fecha

……….  …………..    ……………..       ……………     ……….

Ejemplo de póliza de Egresos

Póliza de Egresos

Cuenta   Subcuenta   Nombre   Parcial   Debe   Haber

……….   ……………  ………..   ……….  ……..   ……..

     Concepto                         Sumas

Hecho por    Revisado    Autorizado    Auxiliares   Póliza Nº

…………..   …………..  ……………….  ……………  …………

Ejemplo póliza de cheque

Póliza de cheque

Banco XXXX                           Fecha………………….

LA CANTIDAD……………….. $ ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

NOMBRE

CUENTA                                           MONEDA

CUENTA DE CHEQUE         FIRMA

CONCEPTO DE PAGO

………………..

………………….

Cuenta   Subcuenta       Nombre    Parcial     Debe   Haber

……….  …………….     …………..  …………  ……..  ……….

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