En todo el mundo, el correo electrónico se ha convertido en un punto focal de productividad. Es nuestro principal medio de comunicación en los negocios (con 270 mil millones de correos electrónicos enviados por día ), un elemento básico de nuestra vida personal y un centro de organización y eficiencia.
Con tanto en juego en el uso de su correo electrónico , todo lo que necesita es uno o dos malos hábitos para comprometer su eficiencia. Entonces, ¿cómo puede aprender a detectar estos malos hábitos y qué puede hacer para mitigar sus efectos?
Ejemplos de malos hábitos
Casi todos los usuarios tienen al menos un mal hábito que está mermando su productividad. Estos son solo algunos de los más comunes:
- Dedicar demasiado tiempo al correo electrónico. El empleado promedio dedica más de 4 horas al día al correo electrónico , pero si usted es un trabajador de baja eficiencia, ese número puede estar más cerca de 5 o 6 horas. El tiempo excesivo leyendo, escribiendo y organizando puede descarrilar su productividad diaria.
- Respondiendo demasiado lento. La mayoría de las personas en la mayoría de las industrias esperan una respuesta en un día. Si tarda demasiado en responder, puede provocar errores de comunicación y pérdida de oportunidades.
- Manejo inadecuado de hilos de correo electrónico. Los hilos de correo electrónico con varios encuestados pueden complicarse rápidamente. Si no los maneja con cuidado, con mensajes concisos y acciones enfocadas, pueden tomar demasiado tiempo.
- Dejar que tu bandeja de entrada permanezca desorganizada. Una bandeja de entrada desorganizada hace que sea más difícil encontrar mensajes cuando los necesita y también puede interferir con la eficiencia de su tarea.
Cómo detectarlos
Entonces, ¿cómo puedes detectar estos malos hábitos ? Si eres especialmente introspectivo, puedes revisar tus propios hábitos o puedes hablar con tus compañeros de trabajo si confías en ellos para que te den una retroalimentación honesta. Pero la forma más confiable es utilizar una aplicación objetiva de terceros para medir el uso de su correo electrónico y brindarle puntos de datos indiscutibles.
Por ejemplo, si usa Gmail, puede usar el análisis de Gmail para recopilar informes visuales sobre a quién envía más correos electrónicos, cuánto tiempo dedica al correo electrónico, cómo están organizados sus correos electrónicos e incluso la composición de sus hilos. Estas son algunas otras buenas herramientas de análisis de correo electrónico .
¿Ahora que?
Supongamos que ha reunido los datos necesarios sobre sus hábitos de correo electrónico. que puedes hacer ahora?
- Identifica tus puntos más débiles. Probablemente tenga algunos malos hábitos, pero no se concentre en todos a la vez. En cambio, concéntrese en uno o dos hábitos que le gustaría cambiar y trabaje en ellos primero.
- Ponte a prueba para crear un nuevo hábito. Cambiar un hábito es difícil , pero es la única forma sensata de avanzar. Ponte a prueba para crear un nuevo hábito, como marcar todos tus correos electrónicos entrantes o medir el tiempo que tardas en redactar uno. Con pequeños pasos, debería ser más fácil llegar gradualmente a una nueva forma de enviar correos electrónicos.
- Mide tus cambios. A medida que incorpore cambios, vigile sus análisis de correo electrónico; si sus cambios son efectivos, debería ver resultados positivos. De lo contrario, es posible que deba volver a la mesa de dibujo.
No puede activar un interruptor y convertirse en un remitente de correo electrónico altamente eficiente. Todos tenemos fortalezas y debilidades, y todos podemos mejorar. En lugar de tratar esto como una optimización única, trátelo como un compromiso con la mejora continua. Esté atento a las nuevas formas de mejorar sus hábitos y presione constantemente para lograr una mayor productividad. Valdrá la pena a largo plazo.
