Manejando tu tiempo en lugar de sólo rastrearlo
Muchas personas confunden el seguimiento del tiempo con la gestión del tiempo. Religiosamente llevan un registro de todo lo que hacen cada día, durante semanas o incluso meses. Y luego dejan de hacerlo porque no han realizado ningún cambio positivo. Claro, han eliminado algunos eventos y han priorizado otros. Pero en realidad no han logrado nada; simplemente lo han reorganizado. Al final del día, todavía están agotados y frustrados.
Pero llevar un registro de cómo gasta su tiempo no es gestión del tiempo. La gestión del tiempo consiste en hacer cambios en la manera en que usted pasa su tiempo. Para una gestión eficaz del tiempo, debe aplicar un sistema de gestión del tiempo que le ayude a ver dónde pueden y deben realizarse los cambios… lo que significa que el primer paso de la gestión del tiempo es analizar en qué gasta realmente su tiempo, de modo que pueda determinar los cambios que desea realizar.
Categorías de uso para un sistema eficaz
¿Cómo manejas el tiempo? El secreto de un sistema eficaz de gestión del tiempo está en las categorías. Mira tu calendario para mañana. Probablemente ya está lleno de eventos y actividades que usted espera lograr.
A medida que trabajes o después, rellenarás los espacios en blanco con detalles de lo que realmente hiciste. Al final del día, mire la lista y marque cada tarea y/o evento con una de las siguientes categorías. ¿Cuánto tiempo pasó realmente durante su día de trabajo?
- Apagando fuegos: Una llamada telefónica inesperada. Un informe necesario para una reunión que debería haberse publicado ayer. Un archivo perdido que debería estar en tu escritorio. ¿Cuánto tiempo pasaste en realidad en modo crisis? Para la mayoría de las personas, esta es una categoría negativa que drena su energía e interfiere con su productividad.
- Lidiando con las interrupciones: Las llamadas telefónicas y las personas que pasen por su oficina serán probablemente las primeras en la lista cuando asigne eventos a esta categoría. Una vez más, para la mayoría de la gente, esta es una categoría negativa porque interfiere con (y a veces mata) la productividad.
- Realización de tareas planificadas: Este es el uso más positivo del tiempo durante su día de trabajo. Usted tiene el control y está logrando lo que pretendía lograr. Las tareas planificadas pueden incluir llamadas telefónicas, reuniones con el personal, incluso contestar el correo electrónico – si estas son tareas que usted ha puesto en su agenda.
- Trabajo ininterrumpido: Puede que no estés trabajando en una tarea que tenías planeado hacer, pero estás logrando algo, y para la mayoría de la gente, este es un modo de trabajo muy productivo y positivo.
- Tiempo de inactividad ininterrumpido: Aquellas horas durante el día de trabajo que se usan para reenergizar y reagrupar. El almuerzo o un descanso a media mañana puede contar si son ininterrumpidos. Si usted tiene la suerte de trabajar con una compañía que ofrece instalaciones para hacer ejercicio en el lugar o salas de descanso (Fortune), eso también contaría. Cada uno necesita una cierta cantidad de tiempo de inactividad ininterrumpida incorporada en su día para ser productivo durante su tiempo de trabajo.
Una semana de su pasado es la clave del futuro
Ahora que entiende las categorías de este sistema de gestión del tiempo, es el momento de utilizarlas para analizar su «típica» semana laboral. Utilizando cualquier sistema de calendario que utilice para hacer una lista de citas y actividades en su vida diaria, regrese y seleccione una semana típica reciente.
Revise las entradas de cada día laborable y clasifíquelas de acuerdo con las categorías de gestión de tiempo anteriores, si aún no lo ha hecho. Mantener un total en marcha en la parte inferior de cada día hará que sea fácil ver cómo ha pasado su tiempo de trabajo cada día.
Ahora tienes los datos que necesitas para hacer cambios en la forma en que pasas tu tiempo en el trabajo. ¿Pasa demasiado tiempo apagando incendios? A continuación, es necesario realizar los cambios organizativos o físicos para prevenir o aplazar estas crisis constantes. Limpie y reorganice su escritorio, por ejemplo, para que pueda encontrar fácilmente los archivos que necesita, y establezca una rutina para poner los archivos que necesita para el día siguiente en su escritorio antes de salir a trabajar.
¿No tiene suficiente tiempo de inactividad ininterrumpida durante su jornada laboral? Entonces usted necesita programar tiempo para usted durante su día de trabajo. Por ejemplo, deje de almorzar en su escritorio y salga físicamente del edificio a la hora estipulada para el almuerzo.
O programe un «recreo» de 10 a 15 minutos en su tarde para merendar y estirar en su oficina. Los tiempos de inactividad programados no tienen por qué ser largos. Sólo cinco minutos dedicados a hacer algo que no tiene nada que ver con el trabajo pueden ser suficientes para aumentar su productividad y su bienestar.
Usted puede administrar su tiempo de manera efectiva
Aplicando las categorías de trabajo de la gestión del tiempo y haciendo los cambios que necesita hacer para pasar más tiempo durante su jornada laboral en las categorías positivas y menos tiempo en las categorías negativas, usted será realmente capaz de gestionar eficazmente su tiempo – y lograr el verdadero objetivo de la gestión del tiempo, para sentirse mejor.