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Registros Contables

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Los registros contables son los registros de las transacciones financieras de una empresa y su situación financiera actual. Los registros contables son necesarios para propósitos de impuestos, responsabilidad legal y supervisión financiera adecuada. 

Dos enfoques para llevar registros contables

Lo primero que hay que saber es que los registros contables vienen en dos versiones: de una sola entrada y de doble entrada. Cada uno tiene sus ventajas; la contabilidad de una sola entrada es más sencilla, como es de esperar, y puede ser el sistema apropiado para el propietario de una pequeña empresa. La contabilidad por partida doble, una vez más, no es sorprendente, proporciona dos asientos para cada transacción, un asiento en el Debe y un asiento en el Haber. Esto es más complicado, pero debido a que estas dos entradas deben finalmente equilibrarse (por lo tanto: “equilibrar los libros”), le da una forma de detectar errores y también hace que los fraudes sean más fáciles de detectar.

La contabilidad por partida doble es la norma habitual.

Los documentos contables básicos y cómo fluyen hacia adelante

  1. La transacción inicia cada procedimiento contable. Compras algo, vendes algo, lo que sea. La idea es hacer un registro de cada transacción financiera. Dónde registrará la transacción es en
  2. Los diarios. Este es el punto cero de la contabilidad. Cada procedimiento contable posterior se remonta a un diario, que es el registro de cada operación financiera a medida que se produce. Se pueden tener diarios separados para ventas y comprobantes de caja y otro diario para pagos o sólo un diario que incluya todas las clases de movimiento. Cualquiera de los dos enfoques está bien, pero lo importante es recordar que hay que registrar cada entrada y mantener el diario o los diarios actualizados. Eventualmente, agrupará todas estas entradas, usando
  1. El libro mayor. Aquí es donde se transferirá o “contabilizará” cada uno de los asientos en su lugar apropiado en el libro mayor por clase de operación. Esto hace que sea más rápido buscar transacciones individuales y también proporciona una base en algún momento — a menudo al final del mes o del trimestre — para preparar….
  2. El balance de prueba. Aquí es donde resumirá todas sus entradas de débito (asumimos que ha tomado la ruta de doble entrada) y todas sus entradas de crédito. Deberían coincidir. Si no lo hacen, tendrá que volver a sus registros de transacciones en su diario y trabajar para ver dónde ocurrió el error.  Una vez que todo se equilibre, usted puede preparar….
  1. El estado financiero. En este punto, su trabajo duro vale la pena. Ahora usted tiene un documento que los prestamistas, las agencias gubernamentales – cualquier entidad que quiera saber quién es usted financieramente antes de hacer negocios con usted – aceptará.

Este es el esbozo más breve del proceso contable, desde sus inicios en las transacciones hasta la elaboración del estado financiero. Necesitará saber más antes de comenzar su propio sistema de contabilidad, pero ahora ya sabe hacia dónde se dirige. 

Aprender más acerca de los registros contables y los fundamentos de la contabilidad

 Si lo está haciendo usted mismo, y en particular si se decide por el método de doble entrada más ambicioso, invierta en uno o dos libros básicos sobre el tema. “El Juego de la Contabilidad: Basic Accounting Fresh from the Lemonade Stand”, por ejemplo, hace que el proceso de aprendizaje sea un poco menos tedioso al basar la instrucción en el funcionamiento de un puesto de limonada. Está disponible en Amazon.

Otro enfoque es comenzar con un sistema como Quickbooks, que proporciona un método claro y popular de contabilidad por partida doble junto con instrucciones claras sobre cómo utilizar el sistema contable Quickbooks.

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