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6 Ventajas de usar el software de contabilidad para pequeñas empresas

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El software de contabilidad puede ser una gran herramienta de gestión financiera

Casi todos los dueños de pequeños negocios que conozco adoran ahorrar dinero haciendo cosas por sí mismos. El uso de software de contabilidad para pequeñas empresas es una forma de hacerlo.

Casi todos los proveedores de software de contabilidad han trasladado sus productos a la nube y ofrecen servicios basados en suscripciones en línea que van desde lo básico a lo avanzado en características y precios. Por alrededor de $10 al mes, los vendedores como FreshBooks y Zoho ofrecen paquetes iniciales adecuados para autónomos y empresas unipersonales, que incluyen facturación, seguimiento de gastos e informes sencillos.

Los negocios que están incorporados y/o tienen empleados típicamente necesitan paquetes de contabilidad más avanzados como QuickBooks y Sage 50 que pueden realizar contabilidad de doble entrada, que incluye cuentas por cobrar, cuentas por pagar y capacidades de contabilidad general. Otras características disponibles en ofertas más avanzadas incluyen nómina, acceso multiusuario, conversión de divisas, tiempo y facturación, seguimiento de inventarios, gestión de relaciones con el cliente (CRM), análisis y mucho más.

Independientemente de sus necesidades, el software de contabilidad puede ser un buen compromiso entre tratar de hacer su propia contabilidad usando hojas de cálculo y contratar a un profesional para que haga toda la contabilidad de su pequeña empresa.

Aquí están las principales ventajas que le ofrece el software de contabilidad para pequeñas empresas:

1) Inmediatez

Ya sea que esté ejecutando una operación de venta al por menor en la que cada transacción se introduce electrónicamente a medida que se produce o una consultoría de una persona en la que usted personalmente introduce sus transacciones cada dos semanas, el uso de software de contabilidad para pequeñas empresas le obliga a mantenerse al día con la introducción de datos y mantenerse al día.

Y estar obligado a mantenerse al día tiene el beneficio adicional de mantenerlo sintonizado con el pulso financiero de su pequeña empresa. Usted tiene una oportunidad mucho mejor de detectar una brecha en el flujo de caja o un cliente que está desarrollando un serio problema de crédito que la persona de la pequeña empresa que simplemente está tirando todos los recibos y facturas en un cajón y lidiando con ellos al final del trimestre o del año.

2) Movilidad

El software de contabilidad basado en la nube le ofrece la ventaja de poder acceder a las cuentas de su empresa desde cualquier lugar. Además de ser compatible con los navegadores web más utilizados, la mayoría de los proveedores de software de contabilidad en línea ofrecen aplicaciones para iPhone/iPad y Android, lo que le permite (por ejemplo):

  • Envíe una factura directamente desde su dispositivo móvil.
  • Ver información de clientes, gastos o facturas.
  • Registre los gastos inmediatamente y adjunte los recibos. Por ejemplo, puede tomar una foto de una cuenta de cena con un cliente y adjuntarla al gasto.
  • Rastree el tiempo facturable con un temporizador incorporado.
  • Importe un nuevo cliente directamente desde la información de contacto de su teléfono.

Otra ventaja de ahorro de tiempo y dinero del software de contabilidad en línea es la capacidad de permitir que su contador tenga acceso directo a sus libros a través de la aplicación en línea, en lugar de tener que transferir manualmente archivos en papel o electrónicos cuando necesiten acceder a sus cuentas.

3) Centralización

El uso de software de contabilidad centraliza muchos aspectos de la gestión financiera de su empresa, ya que podrá realizar tareas como la gestión de inventarios, facturación, nóminas e incluso algunos aspectos de la gestión de las relaciones con los clientes, todo ello desde el interior de su programa de software de contabilidad. La centralización le ahorra tiempo y dinero, ya que no tiene que comprar programas de software por separado para hacer cosas como facturar a los clientes.

4) Simplifica el cumplimiento tributario

Además de mostrar la cantidad de impuestos que deben pagarse en determinadas facturas, el software de contabilidad para pequeñas empresas también le permite preparar informes que muestran, por ejemplo, la cantidad de un impuesto específico que su empresa ha pagado durante un período de tiempo determinado, lo que facilita la recopilación de los datos necesarios para completar y presentar los formularios de impuestos gubernamentales requeridos (como, en Canadá, las declaraciones GST/HST). Algunos programas de contabilidad empresarial incluso le permiten presentar directamente las declaraciones GST/HST.

5) Proporciona herramientas de análisis

Tener un buen software de contabilidad empresarial es como tener un asesor financiero interno; los informes personalizables le permiten analizar diferentes aspectos de su pequeña empresa, proporcionándole los datos que necesita para tomar mejores decisiones financieras. Los informes como los resúmenes de los balances generales muestran exactamente cómo le está yendo a su negocio en este momento, mientras que los informes como Customers Who Owe Money (Clientes que deben dinero) le permiten administrar sus cuentas por cobrar con mayor facilidad.

6) Precisión

Debido a que el software de contabilidad para pequeñas empresas hace muchos de los cálculos necesarios para usted, sus datos financieros tendrán un mayor nivel de precisión de lo que tendrían si mantuviera registros en papel y en lápiz al viejo estilo – especialmente si tiene varias personas diferentes que introducen los datos.

También facilita el acceso y proporciona información precisa. ¿Necesita la dirección postal de un proveedor? ¿Para saber cuándo fue la última vez que un cliente hizo un pago de una cuenta pendiente? ¿O cuántas esterillas de yoga ACME tiene en stock? Está todo ahí mismo.

 

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