¿Está temiendo su próxima reunión virtual? Los otros participantes probablemente también lo estén. Las conferencias telefónicas no son la actividad favorita de nadie, pero no tienen por qué ser las experiencias miserables que la gente suele hacer que sean.
Dado que muchos trabajos y equipos se vuelven cada vez más remotos , las videoconferencias son una herramienta esencial para hacer negocios y mantener a todos conectados. Si las reuniones virtuales suelen ser lentas, aburridas e improductivas para usted, aquí hay algunas cosas que puede hacer para que su próxima conferencia telefónica sea increíble:
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Dile a todos que vengan preparados
Envíe un correo electrónico a todos antes de la reunión para que vengan preparados. Dígales cuál es el propósito de la llamada, qué necesitan leer, investigar y crear. La reunión fluirá mucho mejor si todos han hecho sus deberes. De esta manera, no perderá un tiempo precioso informando a las personas sobre cosas que no saben y evitará que alguien se avergüence de no saber lo que está pasando.
Utilice una plataforma de alta calidad
Las reuniones virtuales pueden ser lentas o descontroladas si la tecnología no está optimizada para ellas. Cada reunión parece incluir la parte en la que el micrófono de alguien deja de funcionar, la imagen de alguien se congela o una cámara se apaga. Hay un momento incómodo mientras todos esperan para ver si el problema se resolverá por sí solo rápidamente o si se necesitan soluciones más avanzadas. De cualquier manera, lidiar con problemas técnicos arruina el flujo de la reunión y hace perder tiempo.
Si bien hay muchas opciones disponibles, como Skype, Google Hangouts y Slack, hay otras plataformas que ofrecen una amplia gama de funciones y servicios adicionales. Para su próxima videoconferencia , use una plataforma que ofrezca una calidad de sonido y video mejorada y tal vez incluso algunas otras ventajas, como llamadas facilitadas por el operador.
Tener una agenda a seguir
Planifique una agenda que incluya detalles como posibles temas de discusión, información para compartir, objetivos y más. Debe asegurarse de que todos conozcan la agenda de la reunión con suficiente antelación, pero nunca está de más repetir su esquema al comienzo de la llamada (ayuda a que todos tengan la mentalidad correcta).
Puede utilizar la agenda para retroceder en caso de que la conversación se apague antes de que haya logrado lo que esperaba. También es útil para mantener a las personas encaminadas; Si los participantes comienzan a tomar demasiadas tangentes o siguen direcciones de conversación que no están relacionadas con el propósito de la llamada, puede volver a consultar la agenda.
Asegúrate de que todos se conozcan
Las conferencias telefónicas pueden resultar especialmente incómodas si no todo el mundo sabe quién participa. Las videoconferencias son diferentes a las de solo audio y generalmente incluyen una lista de todos los involucrados, pero la lista puede ser larga y nadie tiene tiempo para desplazarse antes de que comience la reunión. Tómese un segundo para pasar lista y presentar a las personas que el resto del grupo puede no conocer, como clientes y autónomos. No quieres que alguien diga algo que pueda avergonzarlo.
Participa en una pequeña charla
Participe en una pequeña charla si tiene tiempo. Algunas personas prefieren ir directo al grano (y su llamada puede incluir a personas ajenas a su empresa), pero si tiene una pequeña reunión de miembros del equipo que se conocen entre sí, prepárese para los temas comerciales con una conversación informal. Iniciar juegos o ir en un círculo virtual para responder una pregunta de «¿preferirías?» Evita que las personas hablen con demasiada rigidez. Si alguno de los miembros de su equipo o cliente es completamente remoto, una pequeña charla también es ventajosa para construir relaciones personales y fortalecer las conexiones.
Usa nombres … muchos nombres
Aunque las videoconferencias son lo más cercano que la tecnología puede conseguir a una reunión en persona, todavía existe una falta fundamental de contacto visual (cuando estás en un entorno virtual, ¿miras la cámara o la pantalla? mirando ligeramente hacia abajo). El resultado es que a veces no está claro cuándo alguien ha terminado de hablar o si alguien se está dirigiendo a una persona individual oa todo el grupo.
Una práctica que puede compensar esto es usar nombres con la mayor frecuencia posible: «¿Qué piensas de esto, Tyra?», «Deshawn ahora compartirá el informe del mes pasado con nosotros» o «¿Tienes una pregunta, Alyssa?» También es una buena idea presentarse cada vez, «Hola, aquí Cassandra, me gustaría agregar …» Los nombres mejoran el flujo de la conversación y reducen el riesgo de momentos incómodos.
Elimina el ruido y otras distracciones.
¿Desde dónde te unes a la reunión? Asegúrese de tener un entorno bien iluminado, libre de desorden y elementos que distraigan, para que la gente pueda concentrarse en usted, no en lo que está detrás de usted (o en su rostro). Busque un lugar silencioso para minimizar la posibilidad de ruidos desagradables que lo interrumpan cuando sea su turno de hablar (su micrófono debe estar en silencio el resto del tiempo). Sugiera que otros hagan lo mismo.
Las conferencias telefónicas no tienen por qué ser experiencias miserables; pueden ser herramientas beneficiosas para la comunicación entre empresas. ¿Cómo intentas hacer que tus reuniones virtuales sean increíbles?
