Mientras que la noción de una oficina sin papel suena bien en principio, la realidad es que muchas empresas pequeñas u oficinas domésticas (SOHO) todavía tienen la necesidad de copiar documentos impresos de forma regular.
Los antiguos copiadores independientes de oficina casi han desaparecido en la era digital, sustituidos por impresoras multifunción que combinan las funciones de impresión, copia, escaneado y, opcionalmente, envío de faxes en un solo dispositivo. Técnicamente, una «copiadora» en los términos actuales es normalmente una impresora que tiene un dispositivo de escaneado incorporado para que un documento que se va a copiar pueda ser escaneado y reproducido por la impresora.
Al igual que la mayoría de los productos electrónicos, los dispositivos de copiadoras/impresoras siguen bajando de precio, pero cuentan con más funciones que nunca, y la comodidad de copiar en casa en lugar de tener que ir a una imprenta/copiadora es inmejorable.
Aquí están los factores clave de compra para ayudarle a elegir una impresora/copiadora para su SOHO.
Índice de Negocio
Inkjet vs Láser/LED
Para el copiado a alta velocidad de documentos de texto, las impresoras láser/LED son generalmente la mejor opción. Las impresoras de inyección de tinta son capaces de imprimir a resoluciones mucho más altas, por lo que son más adecuadas para gráficos y especialmente para fotografías.
Costo
Al analizar el costo de una impresora/copiadora, es importante tener en cuenta el costo continuo de los consumibles si planea hacer algo más que imprimir/copiar ocasionalmente. Los fabricantes han cambiado de táctica en los últimos años y, en lugar de obtener beneficios con la venta de impresoras/copiadoras, ahora a menudo los venden a precio de coste (o incluso con pérdidas) y, en cambio, obtienen enormes márgenes de beneficio con la venta de tinta y tóner.
Muchas unidades ahora vienen con cartuchos de tinta/tóner que tienen microchips incrustados que impiden el uso de cartuchos «no oficiales» o tienen cartuchos de tóner «iniciales» que tienen la mitad de la capacidad normal. Ese chorro de tinta o láser barato no parece tan barato cuando llega el momento de reemplazar el cartucho de tinta o tóner caro (s).
Las impresoras/copiadoras de color son particularmente caras de usar ya que requieren 4 cartuchos (blanco y negro, cian, magenta y amarillo). Es típico que el costo de reemplazo de los cartuchos de inyección de tinta/tóner exceda el precio de compra de una unidad entera, lo que convierte a las impresoras en un residente común de los depósitos de reciclaje de productos electrónicos y de los vertederos.
Afortunadamente, la mayoría de los cartuchos de inyección de tinta y algunos cartuchos de tóner láser se pueden recargar a un costo mucho más bajo – compañías como Costco ofrecen recambios de inyección de tinta de una hora, por ejemplo. Los kits de recarga también están disponibles para los tipos de bricolaje, pero recargar los cartuchos de inyección de tinta o de tóner es complicado y no para los que tienen problemas mecánicos. Y usted puede hacer que los cartuchos de tinta de la impresora duren más tiempo con poco esfuerzo.
Antes de comprar una impresora/copiadora, asegúrese de comprobar el coste por página publicado del fabricante.
Volumen
La mayoría de las impresoras/copiadoras para pequeñas empresas no están diseñadas para grandes volúmenes, así que compruebe el uso recomendado de la unidad (páginas por ciclo de trabajo mensual). El rendimiento ISO de los cartuchos de tinta/tóner le dará una idea aproximada de la frecuencia con la que los cartuchos necesitarán ser reemplazados.
Tenga en cuenta que incluso si tiene una impresora/copiadora interna, puede ser útil utilizar servicios de copia/impresión locales o en línea (como Staples o UPS) para trabajos de impresión/copia de mayor tamaño o para impresiones especiales como folletos. Con el precio de los consumibles (como se ha descrito anteriormente), simplemente no es rentable imprimir/copiar grandes volúmenes en impresoras/copiadoras menos costosas, especialmente con documentos en color o fotografías. Comprar una impresora/copiadora de menor costo para las necesidades básicas y subcontratar trabajos de impresión/copia de mayor tamaño es un compromiso ideal para la mayoría de las pequeñas empresas: realizar 500 copias de un folleto comercial a color es un trabajo para una imprenta profesional
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Dúplex
El dúplex es la capacidad de imprimir/copiar en ambas caras de la página y es una característica muy deseable. Además de ahorrar papel, es imprescindible para hacer copias profesionales del material impreso a doble cara.
Conectividad
Para utilizar la máquina como impresora, cuantas más opciones haya para conectarse al dispositivo, mejor. Además de la conectividad USB directa a un PC, la mayoría de las impresoras/copiadoras vienen con conectividad de red (por cable, wi-fi o ambas). Si necesita imprimir desde la nube o desde dispositivos móviles para asegurarse de que su impresora es compatible con tecnologías como Google Cloud Print o Apple AirPrint.
¿Blanco y Blanco o Color?
La copia en color es más lenta y más costosa, pero podría ser una característica que usted desea que tenga su impresora/copiadora si tiene la intención de producir materiales promocionales para su pequeña empresa, tales como folletos o copiar fotos en color.
Versatilidad de los medios
Como la razón principal para comprar una copiadora para su oficina pequeña o en casa es la conveniencia, usted querrá estar seguro de elegir una copiadora que sea capaz de manejar una variedad de tamaños y gramajes de papel y otros medios, tales como transparencias y tarjetas de índice. Busque copiadoras que ofrezcan copiadoras de base plana si le preocupa copiar de libros u otros objetos que no quepan a través de un alimentador de hojas.
Manejo del papel
Como persona de un pequeño negocio, usted tiene mejores cosas que hacer que rellenar bandejas de papel o alimentar hojas sueltas a través de una impresora/copiadora. Si imprime/copia regularmente, busque un modelo con una capacidad de papel de al menos 250 hojas – o más. También querrá un alimentador automático de documentos que contenga al menos 30 hojas.
Tiempo de respuesta
Las impresoras/copiadoras que no tienen tiempo de calentamiento son ideales para oficinas pequeñas y domésticas, donde la máquina puede estar inactiva durante horas o días. Las altas velocidades de impresión/copia son excelentes, pero no le ahorrarán tiempo si tiene que esperar unos minutos para que la unidad se caliente cada vez que salga del modo de reposo. Algunas impresoras/copiadoras ofrecen ahora un tiempo de primera copia de menos de 10 segundos.