La contabilidad de caja es más fácil, pero la contabilidad de acumulación tiene sus ventajas
En la contabilidad de ejercicio, los ingresos se contabilizan en el ejercicio en que se devengan, independientemente de cuándo se reciben, y los gastos se deducen en el ejercicio en que se incurren, se paguen o no. En otras palabras, se registran tanto los ingresos (deudores) como los gastos (acreedores) cuando se producen.
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Contabilidad basada en el devengo frente a contabilidad basada en el efectivo
La diferencia entre los dos tipos de contabilidad es cuando se registran los ingresos y los gastos. En la contabilidad de caja, los ingresos se registran cuando se recibe realmente el efectivo y los gastos cuando se pagan realmente (sin importar cuándo se facturaron realmente). Para ilustrar la diferencia entre los dos métodos, tome el ejemplo donde un negocio vende un producto y el cliente paga por crédito:
- utilizando la contabilidad por el principio de devengo, los ingresos se registran inmediatamente
- utilizando la contabilidad de caja, los ingresos no se registrarán hasta que se reciba el pago a crédito
De manera similar, si un negocio incurre en un gasto y paga a crédito, en la contabilidad de devengo el gasto se registra inmediatamente, en lugar de diferirlo hasta el pago a crédito bajo contabilidad de caja.
La ventaja de la contabilidad de caja es la simplicidad: es mucho más fácil gestionar el flujo de caja en tiempo real simplemente comprobando el saldo bancario en lugar de tener que examinar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Dado que la mayoría de las empresas fracasan debido a una gestión inadecuada del flujo de caja, las empresas que utilizan la contabilidad por el principio de devengo todavía necesitan realizar análisis de flujo de caja.
Las ventajas de la contabilidad de acumulación
Sin embargo, mientras que la contabilidad de caja puede dar una imagen puntual del flujo de caja de la empresa, la contabilidad de ejercicio ofrece una imagen más precisa del estado de la empresa a largo plazo: los ingresos y los gastos se registran inmediatamente, lo que permite que la empresa analice las tendencias y gestione las finanzas de forma más adecuada.
La contabilidad de periodificación facilita la correspondencia entre los ingresos y los gastos. Por ejemplo, si como contratista usted pagó $5,000 en materiales de construcción para un proyecto en diciembre, terminó el trabajo en el mismo mes, pero no recibió el pago hasta febrero siguiente usando contabilidad de caja, sus libros mostrarían una gran pérdida para el período que termina en diciembre pero una gran ganancia para el siguiente período que incluye febrero. Con la contabilidad de periodificación, se contabilizarían los ingresos del trabajo en diciembre, el mismo mes en que se pagaron los materiales de construcción.
Tenga en cuenta que, entre otras ventajas del uso de software de contabilidad empresarial, el uso de un paquete de software de contabilidad puede simplificar enormemente la contabilidad de ejercicio.
Implicaciones fiscales de la acumulación frente a la contabilidad de caja
Si su empresa utiliza la contabilidad de devengo o de caja puede tener un efecto significativo en los impuestos. Por ejemplo, si su ejercicio es a finales de diciembre y su empresa factura a un cliente 10.000 dólares en noviembre del año en curso, pero no recibe el pago hasta enero del año siguiente, según el método de periodificación los 10.000 dólares se incluirán como ingresos en el año fiscal actual, mientras que si se utiliza el método de caja, los 10.000 dólares se incluirán en el año siguiente.
¿Qué método debe utilizar su empresa?
Muchas empresas unipersonales y pequeñas empresas utilizan la contabilidad en efectivo; sin embargo, la contabilidad en valores devengados es el método de contabilidad que la mayoría de las empresas y profesionales están obligados a utilizar por ley en los Estados Unidos y Canadá. Consulte Si utiliza un sistema de contabilidad de caja o de acumulación.
En general, si su negocio lleva inventario y vende mercancías, se le exigirá que utilice el método de acumulación, al igual que a cualquier negocio que otorgue crédito a los clientes, ya que la contabilidad de caja no tiene la capacidad de rastrear el dinero que el cliente debe en una cuenta.
La mayoría de los negocios incorporados utilizan el método del devengo. Las empresas públicas que negocian acciones en las bolsas de valores están obligadas a seguir los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), que exigen una contabilidad basada en el principio de devengo, ya que los inversores desean tener la imagen más precisa posible del estado de las finanzas de una empresa. En caso de duda, consulte con su contador sobre el método que debe utilizar.
También conocido como Contabilidad de acumulación; Método de contabilidad de acumulación.
Ejemplos: La contabilidad basada en el principio de devengo ofrece la imagen más precisa del estado financiero de su empresa.