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Empleos de Oficina – Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo

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La buena noticia es que su negocio ha crecido lo suficiente como para que ahora necesite ayuda en la gestión de las tareas diarias, de modo que pueda ganar tiempo para centrarse en la expansión continua del negocio.  Esta es una transición importante en la forma en que usted conducirá su negocio porque requerirá que un empleado de confianza que usted contrate sea ahora responsable de algunas decisiones críticas tales como cómo se gasta su tiempo y el tipo de arreglos de viaje que se harán, por nombrar algunos.

A estas alturas, es probable que ya haya considerado si realmente necesita contratar y pagar a otro miembro del personal para que le ayude en su trabajo.  Antes de escribir una descripción del trabajo y comenzar a entrevistar, tómese el tiempo para considerar si puede cumplir con algunas o la mayoría de las funciones que un Asistente Administrativo o un Secretario Ejecutivo puede realizar utilizando la tecnología.

Lo que separa este trabajo de oficina de los otros trabajos de oficina más administrativos y rutinarios es el nivel de responsabilidad y confidencialidad asociado con este puesto. Además de las funciones básicas de la oficina, el Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo también es responsable de escribir/preparar informes, organizar/programar reuniones, revisar la correspondencia entrante para determinar su significado, preparar agendas para reuniones importantes, hacer los arreglos de viaje y llenar los vacíos para hacer lo que sea necesario, como por ejemplo, archivar para ayudar a mantenerlo organizado y, por lo tanto, enfocado en sus tareas laborales.

El título y la remuneración de esta persona determinan el grado de antigüedad de su función:

  • Auxiliar administrativo de nivel básico
  • Asistente administrativo
  • Auxiliar administrativo superior
  • Secretario Ejecutivo
  • Secretario Ejecutivo Superior
  • Administrador de oficina
  • Gerente de la oficina principal

A medida que aumenta el tamaño de una empresa, aumenta la necesidad de una persona altamente organizada y capaz de realizar una amplia variedad de tareas. Esto es especialmente necesario para los ejecutivos que dirigen la empresa a fin de mantener un alto nivel de confidencialidad e integridad para el negocio que se está llevando a cabo. Por lo tanto, esta es una posición crítica en la compañía y una que debe requerir una cuidadosa descripción del trabajo y el proceso de contratación.

La primera tarea es preparar una descripción de trabajo para el nuevo empleado basado en las áreas de trabajo que usted, el gerente de contratación cree que puede ser mejor abordado por otra persona a fin de que usted pueda continuar con el crecimiento y la administración de la compañía. Hay varias versiones de descripciones de trabajo como ésta, pero en última instancia sólo usted sabe lo que necesitará y, por lo tanto, se necesitará un cierto nivel de personalización para crear una descripción de trabajo con la que se sienta cómodo y que se ajuste a sus preferencias personales.

Después de crear una descripción del puesto de trabajo, busque un lugar para anunciarlo, por ejemplo, en Indeed.com o en Monster. Según mi experiencia, los candidatos comenzarán inmediatamente a solicitar el puesto si lo han redactado correctamente y han descrito el tipo de entorno de trabajo en el que trabajarán. Por lo tanto, asegúrese de que la descripción del trabajo que se crea no haga que el trabajo sea poco interesante.  Debe estar bien escrito y ser atractivo para atraer a los candidatos adecuados.

Una vez que tenga a sus mejores candidatos, el siguiente paso es entrevistarlos, e idealmente esto es una entrevista cara a cara porque este candidato, si es contratado, tendrá un alto grado de tiempo cara a cara con usted y es mejor saber si hay un ajuste tan pronto como sea posible. Utilice estas preguntas de la entrevista para guiar el proceso.

Encontrar al Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo adecuado puede hacer toda la diferencia en su día de trabajo y, en gran medida, el éxito que tendrá cuando tenga tiempo para concentrarse en su negocio y administrarlo.

Otras descripciones de trabajo:

Recepcionista:

Secretario médico o asistente ejecutivo:

Cajera:

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