Aunque hay muchos factores que pueden contribuir al éxito o al fracaso de una empresa, la comunicación efectiva en una pequeña empresa es necesaria si la empresa va a tener éxito. Una buena comunicación incluye una comunicación verbal clara, excelentes habilidades de escucha y una escritura comercial efectiva. Sin estos elementos, es muy probable que se produzca un fallo en la comunicación.
Todas las empresas, grandes y pequeñas, pueden verse afectadas negativamente por conflictos frecuentes causados por la falta de comunicación. Sin embargo, los propietarios de pequeñas empresas tienen una ventaja aquí, porque están mejor posicionados para ver los problemas potenciales de comunicación y tratarlos antes de que se produzcan daños en el negocio. Los siguientes consejos le ayudarán a mejorar su proceso de comunicación con los empleados para que pueda evitar problemas derivados de una mala comunicación.
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Asegúrese de que todas las reuniones tengan un orden del día
La sobrecarga de reuniones es mala para todos los negocios, pero la sobrecarga de reuniones sin un propósito discernible es aún peor. Y puede ser un desencadenante de la falta de comunicación. En lugar de programar reuniones y esperar que las cosas se logren durante ese tiempo, tenga un propósito sobre las reuniones desde el principio. Cree agendas fijas para cada reunión que programe y compártalas con sus empleados mucho antes de la reunión para preparar el escenario para la discusión. También es una buena idea invitar a sus empleados a que añadan los puntos de la agenda que deseen discutir antes de la reunión
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Compartir todas las presentaciones/documentos
No todos toman bien las notas durante las reuniones, y no todo lo que se discute se conserva cuando termina la reunión. Por eso es tan importante asegurarse de que todos los participantes reciban una copia de los archivos de presentación o de cualquier documento discutido durante la reunión. Es aún mejor si puede compartir estos archivos antes de la reunión para que sus empleados puedan tomar notas y revisar la información en tiempo real.
Agilice sus mensajes de correo electrónico
¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico de negocios que fue tan largo y tocó tantos temas diferentes que se sintió completamente confundido cuando terminó de leerlo? El correo electrónico es uno de esos modos de conversación que es excelente para la productividad, pero también puede llevar a confusión y falta de comunicación. Hábitos simples como mantener un tema por mensaje de correo electrónico, dividir su mensaje en subtítulos y/o viñetas, y ser muy descriptivo al redactar una línea de asunto puede ser la diferencia entre claridad y confusión.
Escuche atentamente y preste atención a las indicaciones no verbales
No toda la comunicación – y la falta de comunicación – ocurre verbalmente. Nos referimos a las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico mencionadas anteriormente, y también a otros tipos de comunicación escrita. ¿Pero qué hay del lenguaje corporal? Es vital que usted esté en sintonía con sus empleados y que sea capaz de captar las señales no verbales. Esto puede ayudarle a abordar activamente los problemas que un empleado puede no sentirse 100% cómodo al tratarlos directamente con usted. Recuerde que, junto con la comunicación no verbal, es importante que como gerente no sólo se comunique eficazmente con sus empleados, sino que también escuche con atención.
Ser Accesible
Una política de puertas abiertas puede ser un beneficio para las empresas de todo tipo. Ser accesible para sus empleados significa que usted se preocupa por sus preocupaciones y quiere escuchar sus comentarios. Una puerta abierta permite a sus empleados hablar con usted sobre las cosas que suceden en el negocio y que pueden no ser fácilmente visibles para usted. Este tipo de accesibilidad puede hacer que la posibilidad de mala comunicación sea menos probable en su pequeña empresa.
La falta de comunicación puede ocurrir muy fácilmente en un ambiente de negocios, pero ser proactivo sobre la forma en que se comunica con sus empleados-y capacitarlos para que se comuniquen abiertamente con usted-puede ayudarle a evitar los problemas que a menudo se derivan de la falta de comunicación. Cuando se usa en conjunto con estos consejos de comunicación empresarial, usted está sentando las bases para un negocio que tiene el potencial de prosperar y no ser frenado por una comunicación deficiente.