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Formulario 1099-MISC para reportar ingresos de no empleados

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La fecha límite para presentar los formularios 1099-MISC y 1096 formularios de transmisión es el 31 de enero del año siguiente. Esta es la misma fecha límite para entregar los formularios 1099-MISC a los destinatarios.

Para los formularios del año fiscal 2018, la fecha límite de presentación es el 31 de enero de 2019. No se permiten prórrogas para este plazo. Puede encontrar más detalles en este artículo sobre las fechas límites del informe anual de impuestos sobre la nómina. 

¿Qué es un formulario 1099-MISC?

Un formulario 1099-MISC se usa para reportar ingresos varios (a veces llamados “ingresos no laborales”) al IRS. También se utiliza para dar información sobre los ingresos a los beneficiarios, para que puedan completar sus declaraciones de impuestos sobre la renta. El formulario 1099-MISC es un formulario de informe de salario anual, lo que significa que debe ser preparado, entregado a los trabajadores y presentado al IRS el 31 de enero del año fiscal anterior.

El formulario 1099-MISC muestra la cantidad que usted pagó al destinatario durante el año calendario, en un cuadro que depende del tipo de pago. Si la retención de impuestos sobre la renta se ha tomado de los pagos (esto no es habitual), se incluye el importe total de la retención para el año. También se debe incluir el número de identificación fiscal y otra información sobre el destinatario. 

¿Qué es un “No empleado”?

El IRS utiliza el término “no empleado” para incluir a cualquier persona que preste servicios a otra persona o empresa. Es una categoría amplia, que incluye a los trabajadores independientes, contratistas privados (como los servicios de mantenimiento) y empresas de subcontratación. 

¿Quién debe recibir un formulario 1099-MISC?

Si usted pagó $600 o más a un no-empleado o $10 o más en regalías durante el año, debe enviarle a esa persona un 1099-MISC que muestre la cantidad total que usted pagó por ese año.

Además del importe monetario mínimo, el formulario 1099-MISC se utiliza para registrar los pagos a los no empleados, incluyendo: 

  • Ingresos obtenidos por un contratista independiente pero no por un empleado
  • Honorarios, comisiones (a vendedores que no son empleados), alquileres o regalías pagadas
  • Pago de premios, reconocimientos o servicios legales
  • Exceso de pagos de paracaídas dorado
  • Pagos médicos y de atención médica

Si usted hizo pagos a una corporación, probablemente no tenga que darles un formulario 1099-MISC. Hay excepciones a este requisito, incluyendo las de los abogados. Vea este artículo sobre quién debe recibir un formulario 1099-MISC, para más detalles. 

Antes de que un no-empleado pueda recibir un 1099-MISC, debe completar un formulario W-9. Este formulario es similar a un formulario W-4 que los nuevos empleados deben completar al momento de ser contratados. El formulario W-9 incluye el nombre y la dirección y, lo más importante, el número de identificación fiscal del beneficiario. 

¿En qué se diferencia un formulario 1099-MISC de un formulario W-2? 

Los formularios W-2 son los informes de salarios e impuestos de fin de año que se entregan a los empleados. Un formulario W-2 muestra las ganancias brutas gravables de los empleados, así como las retenciones federales/estatales y los impuestos FICA (Seguro Social y Medicare). Los formularios 1099-MISC se entregan a los no empleados, mostrando los montos de los pagos durante el año. En la mayoría de los casos, no se retienen impuestos, y no hay retención de impuestos FICA. 

¿Cuáles son las fechas límite para los formularios 1099-MISC? 

Enviar a destinatarios: El 1099-MISC debe presentarse al beneficiario antes del 31 de enero del año siguiente, para que pueda utilizar el formulario para preparar sus impuestos sobre la renta.

Presentación ante el IRS: El formulario 1099-MISC debe enviarse al Servicio de Impuestos Internos (IRS) antes del 31 de enero del año anterior. 

La fecha exacta cambia cada año, en función de la fecha de vencimiento. Si la fecha límite es un día feriado o fin de semana, la fecha límite es el siguiente día hábil. Para más detalles sobre los plazos exactos para presentar formularios 1099-MISC en el año en curso a los trabajadores y al IRS, vea este artículo con plazos para el año fiscal más reciente. 

¿Dónde puedo obtener los formularios 1099-MISC?

Si usted tiene un servicio de nómina, un programa de impuestos en línea o un programa de contabilidad, puede utilizarlos para completar el formulario y presentarlo ante el IRS. La mejor manera de presentar es utilizando el sistema E-File del IRS.

Si sólo tiene que presentar unos pocos formularios, puede utilizar el formato PDF en línea. Pero este formulario sólo se puede rellenar para la copia estatal y la Copia 1 para el destinatario. No puede imprimir la copia A y enviarla porque está impresa con una tinta roja especial. Puede obtener copias del original en una tienda de artículos de oficina.

¿Cómo es un formulario 1099-MISC? 

El 1099-MISC es un formulario de varias partes.

  • El pagador (su empresa) envía la copia A al IRS
  • El pagador presenta la copia 1 al departamento de impuestos estatal
  • La copia B es para el destinatario
  • La copia 2 se entrega al destinatario para que la presente con la declaración de impuestos del estado.
  • El pagador conserva la copia C.

Antes de preparar el formulario 1099-MISC

Necesitará dos cosas antes de empezar:

  •  Un formulario W-9 firmado por el no-empleado, con el fin de recopilar información sobre la información de contacto de la persona y también, lo que es más importante, un número de identificación de contribuyente para esa persona. Si usted no tiene una identificación de contribuyente o la identificación es incorrecta, es posible que tenga que comenzar a retener impuestos (llamados retenciones de respaldo) de las ganancias 1099 de la persona.
  • Los pagos totales de esa persona o empresa para el año. Recuerde, si usted no ha pagado $600 a esa persona durante el año, no necesita completar un formulario 1099-MISC (pero la persona aún debe reportar todos los ingresos recibidos). 

¿Cómo preparo el formulario 1099-MISC? 

Este artículo lo lleva paso a paso a través del proceso de completar el Formulario 1099-MISC. Primero tendrá que recopilar información sobre cada beneficiario. Si no tiene un formulario W-9 firmado, tendrá que obtener uno. 

Otros ingresos en comparación con los ingresos de los no empleados

Una parte confusa de completar el Formulario 1099-MISC es qué caja usar para qué.

  • El cuadro 7, para los ingresos de los no empleados, es para los pagos a contratistas independientes y otros no empleados que han trabajado para usted. Incluya honorarios, comisiones, premios y reconocimientos a esas personas o empresas.
  • Recuadro 3, Otros ingresos corresponde a pagos no declarables en uno de los otros recuadros.

Cómo presentar formularios 1099-MISC ante el IRS

Si está presentando copias en papel de todos los formularios 1099-MISC, puede hacerlo junto con un formulario de transmisión 1096. Asegúrese de obtener los formularios correctos para la presentación en papel. 

Es más fácil enviar formularios 1099-MISC electrónicamente. En este caso, no necesita los formularios de transmisión 1096. 

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