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5 maneras de evitar problemas legales con los voluntarios

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Los voluntarios son grandes e incluso esenciales para su caridad. Pero, si las cosas van mal con un voluntario, puede ser una mala noticia para su organización.

Por ejemplo, ¿qué pasa si un voluntario tiene un accidente mientras sirve con usted? ¿Qué pasa si el voluntario infringe la ley o hace daño a otra persona? Su organización podría ser responsable.

He aquí cinco maneras de hacer menos probable que usted tenga problemas con sus voluntarios. Algunas de ellas pueden parecer onerosas, pero tómese su tiempo para hacerlas bien y proteger tanto a su organización como a sus voluntarios.

Desarrollar políticas y procedimientos para voluntarios

Consulte con un abogado o un especialista voluntario para asegurarse de que son adecuados. Las políticas deben detallar las obligaciones de los voluntarios y abordar temas como la discriminación, el acoso y otras conductas posiblemente ilegales.

Al prohibir explícitamente el mal comportamiento, su organización puede estar protegida de responsabilidad. Asegúrese también de incluir protecciones para el voluntario contra el abuso por parte de la organización y su personal.

Escribir descripciones de trabajo para todos los puestos de voluntarios

Sea explícito sobre las expectativas para el voluntario y lo que él o ella puede y no puede hacer. Explique cualquier posible riesgo para el voluntario y pida una exención de responsabilidad firmada. Una descripción de trabajo completa y concisa puede ayudar a proteger a la organización de la responsabilidad si el voluntario va más allá de lo que se le permite hacer.

Aquí hay algunas cosas para incluir en las descripciones de los puestos de trabajo:

  • el propósito de su organización sin fines de lucro
  • entrenamiento requerido para esta posición
  • los deberes que se esperan del voluntario
  • el tiempo necesario para realizar la tarea
  • el lugar donde el voluntario realizará el trabajo

Requerir que cada voluntario llene una solicitud

La mayoría de las veces, vale la pena exigir una solicitud. Sin embargo, a veces, con proyectos grupales que involucran una “llamada de ganado” para voluntarios, usted puede simplemente hacer que los voluntarios llenen una renuncia que libera a la organización de toda responsabilidad.

La complejidad de la aplicación dependerá de la posición. Si el voluntario está trabajando con personas vulnerables como niños o ancianos, la barra debe ser más alta. Para tareas de menor importancia con poco riesgo para cualquier persona, una aplicación más corta sería adecuada. Tenga cuidado de tener diferentes aplicaciones para diferentes trabajos. No tiene sentido desalentar a algunos voluntarios con una forma larga si no es necesario.

Aquí hay algunas cosas para incluir en una solicitud, cuando sea apropiado:

  • Información personal como dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, persona de contacto en caso de enfermedad o accidente, licencia de conducir, comprobante de seguro personal, etc.
  • Cualificaciones, cuando sea necesario para el trabajo, tales como habilidades especiales o logros educativos.
  • Referencias que puedan atestiguar el buen carácter o la ética laboral del solicitante. Las referencias pueden ser de un miembro de la comunidad, de otra organización sin fines de lucro donde el solicitante se ha ofrecido como voluntario, o de un empleador.
  • Permiso por escrito para hacer una verificación de antecedentes, esencial si los voluntarios van a trabajar con niños u otras poblaciones en riesgo
  • Renuncia a la confidencialidad para que pueda reunir la información que necesita y compartirla adecuadamente.

Llevar a cabo una inspección adecuada

Ten cuidado aquí. La evaluación es especialmente importante para los voluntarios que pueden estar en contacto con personas vulnerables, o que tienen que conducir mientras realizan su trabajo voluntario o realizan otro tipo de trabajo peligroso.

Sin embargo, el 31 por ciento de las organizaciones sin fines de lucro no realizan evaluaciones de voluntarios, según un estudio. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo piensan que pueden vigilar a sus voluntarios por sí mismos y descuidan llevar a cabo una verificación de antecedentes adecuada. Pero eso puede dejar a la organización abierta a la responsabilidad. Piense en la detección como parte de sus procedimientos de seguridad y gestión de riesgos.

La evaluación debe ser siempre respetuosa y proteger la privacidad de los voluntarios en la medida de lo posible. Obtenga el consentimiento por escrito para la evaluación antes de proceder. También, de vez en cuando, como medida de precaución.

La evaluación puede ser tan simple como una entrevista personal, o puede incluir:

  • verificación de antecedentes penales
  • registros y licencias de conducir
  • confirmación del seguro
  • pruebas de detección para condiciones de salud o para pedir pruebas de ciertas vacunas
  • verificar credenciales tales como un certificado de enseñanza o evaluaciones de habilidades especiales

Proporcionar una formación y gestión excelentes

Nunca suelte a un voluntario sin la capacitación adecuada. Los voluntarios aprecian ser entrenados, para que sepan qué hacer y cuándo. Entrena en grupos o uno a uno. Desarrolle materiales escritos que el voluntario pueda llevar consigo y entrene en sus tareas específicas. Asigne el voluntario a un miembro del personal para que lo supervise.

La capacitación puede incluir

  • el código de conducta de su organización
  • cómo actuar al representar a la organización
  • cómo identificar y denunciar los abusos
  • cómo mantener la confidencialidad de la organización y de las personas a las que sirve
  • lo que usted espera específicamente del voluntario
  • cómo informar de cualquier problema
  • quién está a cargo y cómo llegar a ellos

Finalmente, esté dispuesto a despedir a un voluntario si viola alguna de las reglas, si es difícil llevarse bien con él, si no es confiable o si es abusivo de alguna manera. Desarrolle un procedimiento escrito para el personal en caso de que deban despedir a un voluntario.

Siempre informe al voluntario por qué lo deja ir, y luego documente el despido, tal como lo haría con un miembro del personal pagado. Tener un procedimiento, seguirlo y registrar la acción le ayudará en caso de que el voluntario decida presentar una queja a la alta gerencia o de otra manera tratar de vengarse de usted.

No olvide tener políticas para su personal que cubran cómo deben tratar a los voluntarios. Describa qué es el acoso y cómo evitarlo. Establezca un procedimiento de quejas que los voluntarios puedan usar para reportar cualquier abuso.

Los voluntarios quieren hacer el bien y aprecian cuando una organización está preparada para trabajar con ellos. Quieren que se apliquen buenas políticas y que haya una formación y una gestión adecuadas. Mantener a los voluntarios alrededor requiere no sólo gratitud de su parte, sino también un enfoque organizado que proteja tanto a los voluntarios como a su organización sin fines de lucro.

Recursos recomendados:

Voluntarios: Balanceando Riesgo y Recompensa (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Selección de voluntarios – de Energize, un centro de experiencia de voluntarios.

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