En primer lugar, es importante saber qué es la facturación electrónica. Esta es solo una forma abreviada de denotar una factura electrónica. La facturación electrónica es conveniente porque reduce el desperdicio y acelera el proceso de facturación a clientes y socios . La facturación electrónica global toma esa práctica y la coloca a escala mundial.
Comprender el cumplimiento de la facturación electrónica global no siempre es lo más fácil, por lo que a continuación se muestran algunas formas en las que las empresas pueden estar seguras de que cumplen con los estándares internacionales. Si bien este sistema de facturación tecnológico se está abriendo camino en todo el mundo, no se presenta sin mucha confusión y falta de claridad. A continuación, se muestran seis formas de cumplir con la legislación global sobre facturación electrónica.
1. Comprender las reglas específicas de cada país
Desafortunadamente, la facturación electrónica internacional no es tan fácil como seguir una fórmula establecida. Todavía existen reglas específicas de cada país que las empresas y los empresarios deben recordar. En primer lugar, las empresas deben verificar si se requiere la facturación electrónica, ya que algunos países, en particular los de América del Sur, hacen que la facturación electrónica sea obligatoria. En otros países, podría ser necesario para ciertas industrias o con socios específicos, pero no lo exige la ley para todos. Las cosas pueden complicarse un poco, por lo que hacer esta investigación preliminar es fundamental para cumplir con las regulaciones globales.
2. Solicite facturas electrónicas
A veces, parte del cumplimiento de la facturación electrónica global es solicitar permiso para emitir estas facturas en primer lugar. Diferentes provincias o naciones pueden tener procedimientos específicos de pre-solicitud que deben seguirse antes de que una corporación o individuo pueda emitir una factura electrónica. Este proceso de solicitud puede incluir enviar facturas en papel y estados financieros, mostrar registros y documentos e incluso solicitar un certificado especializado que otorgue la capacidad de enviar facturas electrónicas.
3. Elija el formato correcto
Como la mayoría de la gente esperaría de la correspondencia y la documentación electrónicas, el formato es importante. A escala global, se aceptan varios formatos diferentes, por lo que las empresas deben comunicarse con el país con el que están haciendo negocios para comprender qué formatos se aceptan y cuáles no.
En general, los archivos XML están permitidos ya que sirven como lenguaje base para muchos protocolos de comunicación en todo el mundo. Aun así, podría haber otros formatos de archivo obligatorios como PHP, XLS o JSP. Además, también hay DAT, DWG, HTML y PDF. Diferentes países pueden utilizar un tipo único de programa o sistema de software que inutiliza los archivos que normalmente utilizan los socios internacionales. Una búsqueda en Internet puede proporcionar información sobre qué formatos son aceptables para las facturas electrónicas en un país determinado.
4. Incluya el contenido correcto
Si bien la facturación electrónica no difiere necesariamente mucho de una factura en papel, hay algunos componentes que casi siempre están incluidos. Por un lado, se deben incluir las condiciones de pago para que todas las partes involucradas comprendan cuánto dinero se está pagando, de quién proviene y a quién se envía. Esto también puede incluir los servicios prestados, como consultoría o contratación.
Además, la información de contacto generalmente se incluye en una factura electrónica y esto puede incluir nombre completo, dirección física, número de teléfono y contacto por correo electrónico. La fecha de pago también es fundamental y les permite a todos saber cuándo esperar retiros o depósitos bancarios.
Por último, el importe del pago debe estar claro y figurar correctamente en la factura electrónica. La facturación electrónica global puede involucrar diferentes monedas, por lo que la entidad que está escribiendo la factura debe tener en cuenta la moneda de la factura y el tipo de moneda. Esto eliminará cualquier confusión sobre la cantidad final adecuada.
5. Firmas electrónicas
Finalmente, la firma electrónica se aplica a la gran mayoría de facturas electrónicas en todo el mundo. Una firma electrónica es una forma de solidificar los términos y acuerdos de pago, así como de establecer la integridad de la propia factura. Firmar electrónicamente una factura es una forma de autenticarla y validarla y esta es una parte necesaria del proceso de cumplimiento. En estos días, es demasiado fácil que los documentos en línea falsos circulen por las empresas y el mundo.
6. Almacenamiento seguro
Al igual que con una factura física, una factura electrónica debe guardarse de forma segura, la mayoría de las veces bajo medidas de seguridad predeterminadas. La forma más común de garantizar el acceso seguro a una factura electrónica es mantenerla almacenada digitalmente en la nube o algún tipo de software financiero.
