Cuando es propietario de una pequeña empresa, no siempre tiene los fondos o incluso el tiempo para contratar a un contable o contable para administrar las cuentas por pagar (AP) a tiempo completo. Administrar AP puede ser oneroso y llevar mucho tiempo, pero no tiene por qué serlo, y no tiene que contratar a un CFO para facilitar el proceso de AP.
Pero es importante que administre bien el ciclo de AP porque pagar a sus proveedores a tiempo es esencial para la salud y la longevidad de su negocio. Si puede contratar a un contable u otro profesional financiero, mucho mejor. Si está tratando de controlar el ciclo AP por su cuenta, o incluso si no lo está, estos cinco pasos pueden ayudarlo a hacerlo.
Índice de Negocio
1) Establecer un sistema de flujo de trabajo AP
Las cuentas por pagar se refieren a todo el dinero que debe a los vendedores y proveedores por materiales, productos, suministros e inventario que compró a crédito. Junto con las cuentas por cobrar , constituye una gran parte del flujo de caja de su empresa. Para tener una comprensión firme del ciclo de AP, necesita desarrollar un sistema de flujo de trabajo de AP. Debería verse algo como esto:
- Realice una orden de compra. Introdúzcalo en su sistema de contabilidad y envíelo al proveedor.
- Reciba los suministros o la mercadería que solicitó. Compare la lista de empaque con su orden de compra, tomando nota de cualquier discrepancia, ya sea en precio, cantidad o tamaño.
- Obtenga la factura.
- Compare la factura con el albarán y la orden de compra para asegurarse de que no haya discrepancias.
- Algunas empresas no utilizan órdenes de compra. Si el suyo es uno de ellos, agregaría un paso de aprobación en esta parte del ciclo, para asegurarse de que solo se paguen los pedidos que aprobó.
- Ingrese la factura aprobada en su sistema de contabilidad.
- Programe el pago de la factura.
- Envíe el pago o corte el cheque.
Utilice un sistema de numeración de facturas para asegurarse de no terminar pagando facturas duplicadas. Solo usted, el propietario, debe firmar cheques pagando facturas. Revise mensualmente los extractos bancarios comerciales y verifique las imágenes de los cheques pagados para asegurarse de que nadie se esté apropiando indebidamente o haciendo un mal uso de los cheques de la compañía.
2) Olvídese del papel y utilice el software de contabilidad
Si todavía tiene sus libros a mano, con lápiz y papel, es hora de unirse al resto de nosotros en el siglo XXI, no se preocupe, le gustará aquí. Es muy fácil cometer errores contables cuando se hace el trabajo a la antigua. Utilice software de contabilidad empresarial para reducir el riesgo de errores y mejorar la eficiencia. Puede acelerar todo su proceso de AP e incluso encontrará herramientas de software de contabilidad que lo ayudarán a rastrear y administrar su inventario físico.
3) Identifique sus puntos problemáticos
Con el tiempo, las tendencias comenzarán a surgir en su ciclo de AP. Verá que gasta más en determinadas épocas del mes o del año. Algunas categorías de cuentas por pagar pueden fluctuar más que otras. Aprenda a reconocer estos patrones para que pueda planificar mejor los próximos gastos.
Las relaciones con los proveedores también pueden volverse problemáticas. Administrar las relaciones con los proveedores no siempre es fácil, especialmente cuando intenta realizar un pedido grande, negociar un descuento o evitar una ruptura en la cadena de suministro. Debe negociar los términos de pago y contrato antes de realizar su primer pedido con un proveedor, y utilizar una solución de software con herramientas de gestión de riesgos de proveedores integradas para poder monitorear los cambios en los perfiles de riesgo de los proveedores y tomar medidas para evitar que esos cambios afecten tu compañía.
4) Establezca controles y saldos para prevenir el fraude
Tan pronto como comience a traspasar las tareas de AP a otros empleados, debe implementar controles y equilibrios para proteger a su empresa del fraude de AP . Obviamente, siempre debe contratar personas confiables que puedan aprobar una verificación de antecedentes, pero nunca se sabe cuándo alguien va a decidir cometer su primer crimen, especialmente si creen que pueden salirse con la suya.
Distribuya las tareas de AP para que ninguna persona tenga la oportunidad de cometer fraude. Si una persona recibe facturas y las verifica, otra persona debería ser responsable de aprobarlas y programar su pago. Una tercera persona debería ser responsable de cortar los cheques. Y hay algunas cosas que quizás solo usted, el propietario, debe hacer; esas cosas pueden incluir firmar los cheques y aprobar las facturas.
5) Limitar las ejecuciones de verificación
Si automatiza los pagos de sus cuentas comerciales o paga en línea, no tendrá que cortar tantos cheques, pero debe limitar las veces que escribe cheques; de lo contrario, esta es una tarea que podría extenderse fácilmente al día a día. día. Esté atento al informe de antigüedad de sus cuentas y programe momentos específicos del mes en los que va a entregar cheques a los proveedores: semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Solo asegúrese de que todos sepan cuándo esperar su próximo pago.
Los procesos de cuentas por pagar pueden escapar fácilmente de usted, pero no es necesario. Manténgase al tanto de su flujo de trabajo de AP y tendrá mucho más tiempo para dedicarlo a hacer el trabajo que ama.
