Asientos de automóvil o maletines: la guía para empleadores sobre el uso personal de los vehículos de la empresa

Las actividades que hacen perder el tiempo mientras están en el reloj están costando a la economía más de $ 15 mil millones al año en productividad perdida. Si proporciona vehículos para sus empleados, el uso personal de los vehículos de la empresa le cuesta más que el promedio en pérdida de productividad. Para asegurarse de que sus empleados respeten el privilegio de tener un vehículo personal, siga algunas pautas simples.

Aquí encontrará todo lo que necesita saber antes de proporcionar vehículos a sus empleados.

Quién debería comprar un coche de empresa

Si ha estado entregando automóviles sin una determinación clara de quién debería tener derecho a tener uno, debe establecer algunos criterios básicos.

Los factores que determinan quién tiene acceso a un automóvil de la empresa deben estar claramente escritos y descritos para que su personal comprenda las expectativas. Sin factores claros, sembrará discordia entre sus filas de personas que se sienten más autorizadas que otras.

Establezca un límite para la cantidad de millas que sus empleados deben viajar cada año. Este viaje debe ser explícitamente para su empresa.

Algunos trabajadores pueden recibir un automóvil de la empresa como uno de los beneficios de su trabajo. Si bien puede parecer una ventaja , también debe estar vinculado a las expectativas que tiene para hacer que viajen cuando lo necesite.

El automóvil de su empresa tampoco necesita ser un automóvil o una camioneta estándar. Si desea asegurarse de que no se utilice para las necesidades personales de los empleados, compre un vehículo alternativo. Es mucho menos probable que un camión de reparto de caja grande o un automóvil compacto cubierto con calcomanías de la empresa se utilicen para necesidades personales.

Se requiere transporte en automóvil cerrado para muchos productos diferentes, así que asegúrese de obtener el mejor vehículo para las necesidades de su empresa.

Establecer algunos requisitos previos

Si bien algunos de estos son obvios, es vital poner por escrito lo que espera antes de que alguien pueda calificar para un automóvil de la empresa. Incluso si cree que ellos saben esto si no está por escrito, podría ser responsable de las infracciones.

Su personal debe tener una licencia válida antes de calificar para un automóvil de empresa. Si les está dando un vehículo que requiere más que la licencia de automóvil estándar, verifique sus calificaciones antes de entregarles las llaves.

Verifique también su historial de manejo . Debe mirar hacia atrás a más de unos pocos años para verificar si hay algún patrón de mal comportamiento. Si tiene un DUI o DWI en su registro, puede descalificarlos para un automóvil de la empresa en función de problemas de seguro.

Sin embargo, si ve que la violación fue hace más de 10 años, puede usar su propia discreción. Tenga en cuenta cómo podría verse afectado su seguro.

Si los empleados con discapacidades necesitan un automóvil de la empresa o espacios de estacionamiento, se les permite solicitar adaptaciones razonables debido a la ADA. Sin embargo, si los empleados toman medicamentos que afectan sus reflejos, afectan su visión o alteran su orientación, puede reconsiderarlo.

Establecer estándares de informes

Si desea asegurarse de que su personal no aproveche los vehículos de la empresa, establezca los estándares con anticipación. Comience con capacitación básica en seguridad y haga que sus empleados firmen un acuerdo.

A continuación, proporcione estándares para informar el uso de su vehículo. Esto asegura que su vehículo no se utilizará para nada más que para trabajar.

Incluya un portapapeles en su automóvil que sea un accesorio permanente. Prepare una hoja de cálculo simple en la que pida a sus conductores que escriban cada vez que usen el automóvil. Deben informar el kilometraje cuando se sientan en el automóvil y el kilometraje cuando llegan.

Cada viaje debe ir acompañado de un resumen del trabajo que realizaron mientras usaban el automóvil. Si tienen el automóvil por un período de tiempo más largo, entonces haga que incluyan recibos, facturas y otros registros que pueda usar para respaldar su millaje.

Si incurren en multas mientras conducen, asegúreles que esas multas son responsabilidad suya. Sin un resumen de todos estos detalles, pueden alegar ignorancia o falta de conocimiento previo. No les dé la oportunidad de hacer esta afirmación describiendo todo claramente.

Debe haber consecuencias disciplinarias

Cada uno de estos requisitos que establece para su personal debe estar respaldado con consecuencias. Sin una serie de consecuencias, no tendrá ningún interés en responsabilizar a su personal por el uso de sus vehículos para uso personal.

Espere cierta cantidad de violación. Si envía a su personal a recoger algo en una tienda o en una tienda de comestibles, es posible que recojan algunas cosas que necesitan y se ahorren un viaje.

Si nota que los viajes personales toman demasiado tiempo o causan problemas en el trabajo, esta es una razón para tomar medidas.

Las violaciones estándar deben causar una advertencia o una multa. Si su conductor acumula multas o causa un accidente, debe informarle que es posible que le quiten sus privilegios.

Si su automóvil termina siendo utilizado para el beneficio personal del empleado o se usa para obtener un préstamo, considere que estas violaciones son suficientes para quitarle sus privilegios. Después de esto, puede considerar emprender acciones legales.

Cada empresa tiene diferentes estándares para el uso de los vehículos. Sin embargo, violar la ley o poner a alguien en peligro es razón suficiente para quitarle las llaves.

El uso personal de los vehículos de la empresa es costoso

Si no se toma el tiempo para eliminar el uso personal de los vehículos de la empresa, está poniendo en riesgo los márgenes de beneficio de su empresa. Necesita normas claras y limitaciones para el uso apropiado antes de que los empleados obtengan las llaves.

SI tiene trabajadores remotos que usan sus vehículos, siga nuestra guía para asegurarse de que también esté protegido contra problemas de ciberseguridad.