Revisar su informe de antigüedad de cuentas por lo menos una vez al mes, e idealmente con más frecuencia, puede ayudar a asegurar que sus clientes le estén pagando. Por lo menos le dice dónde están parados para que usted pueda tomar las medidas necesarias para cobrar si es necesario.
Índice de Negocio
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar, a veces denominadas «cuentas por cobrar» o «A/R», son los importes adeudados a una empresa por sus clientes. Podrías considerarlos como «pagos debidos a mi negocio».
Las cuentas por cobrar se consideran un activo comercial porque tienen valor. Son la cantidad total que se le debe a su negocio. Se clasifican en los primeros puestos de la lista de activos porque pueden convertirse en dinero en efectivo. Tan pronto como se les paga, se convierten en efectivo.
Algunos negocios de efectivo o negocios que dependen en gran medida de un cliente que utiliza tarjetas de crédito no tienen ninguna cuenta por cobrar. Pero si factura a sus clientes y les ofrece términos como pagar con el tiempo, querrá poder ejecutar un informe de antigüedad de las cuentas de deudores para poder ver cuánto debe pagar cada uno de ellos.
Método contable y cuentas por cobrar
Es probable que esté utilizando el método de contabilidad de ejercicio en lugar de la contabilidad de caja si su empresa tiene un buen número de clientes que no pagan de inmediato. Este método de contabilidad reconoce los ingresos cuando se facturan, no cuando el dinero se cobra realmente. Significa que usted debe pagar impuestos basados en ingresos que tal vez no haya recibido todavía.
El proceso de cobro de dinero de los clientes en este tipo de negocios típicamente comienza con una factura, una factura al cliente. En la factura se indica el importe adeudado y la fecha de vencimiento, incluidas las condiciones de pago. Las condiciones de pago a veces incluyen un descuento por pago anticipado.
El informe de cuentas por cobrar se basa en el importe y los términos indicados en la factura para cada cliente.
Informe de antigüedad de las cuentas por cobrar
La antigüedad de las cuentas por cobrar, a veces llamada conciliación de cuentas por cobrar, es el proceso de categorizar todos los montos adeudados por todos sus clientes, incluyendo el tiempo que los montos han estado pendientes y sin pagar. Estás «envejeciendo» esta información. Las categorías estándar para este tipo de informe incluyen:
- Actual: Fecha de vencimiento inmediata
- De 1 a 30 días: Fecha de vencimiento en los próximos 30 días
- De 31 a 60 días: Un mes de retraso
- De 61 a 90 días: Dos meses de retraso
- 91 días y más: Más de dos meses de retraso
Si un cliente tiene varias facturas en las que se incurrió en diferentes momentos, el informe mostrará cuánto se debe y a qué hora. Por ejemplo, la contabilidad de Jim Jones podría leer algo como esto:
- 230 30 días
- 120 60 días
- $390 Más de 90 días.
El propósito de esta antigüedad de las cuentas por cobrar es mostrarle qué cuentas por cobrar deben ser tratadas con mayor urgencia porque han estado atrasadas por más tiempo. Este informe es estándar en la mayoría de los programas de software de contabilidad empresarial, incluidos los sistemas en línea.
Importancia de un informe de antigüedad de cuentas por cobrar
La regla número uno en la cobranza de deudas es que mientras más tiempo se deba una deuda, menos probable es que usted pueda cobrarla. Conocer a sus clientes y sus deudas es vital para cobrarles.
Cómo usar un informe de envejecimiento de deudores
En primer lugar, observe las mayores cantidades de dinero que deben todos los clientes. ¿Están estas cantidades al día? ¿Son de 30 días? ¿O estas facturas han estado pendientes durante 120 días o más?
Trabajando en el principio 80/20, usted iría tras los mayores delincuentes primero, usando su sistema de gestión de cobranzas, por supuesto. Esto le traerá el mayor rendimiento. Determine cómo manejará cada uno de estos billetes grandes, luego escriba un plan y haga que su gerente de cuentas por cobrar comience a trabajar
.
Ahora, mire esas cuentas que han sido pagadas por un largo período de tiempo. Determine si está listo para llevar a cada uno de estos clientes al siguiente paso del proceso de cobranza, enviando las cuentas a una agencia de cobranza o presentando una demanda en un tribunal de reclamos menores. Usted podría saber que la esposa de un cliente tiene cáncer terminal, por lo que podría decidir no llevar a esa persona a juicio. Es tu compañía, así que tú decides.
Finalmente, utilice su sistema de cobranza para determinar cómo se comunicará con todos los clientes con facturas vencidas por 30 días o más. Deje que el sistema le guíe, pero no dude en hacer excepciones.
El período medio de recolección
También puede calcular un ratio de análisis de negocio llamado «período medio de cobro». Este cálculo muestra el número de días, en promedio, que se tarda en cobrar las ventas de su negocio. Usted puede ver si esta proporción aumenta con el tiempo, tardando mucho tiempo en ser cobrada.
Si usted trabaja para mejorar su tasa de cobranza utilizando el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar y otras herramientas de análisis financiero como el período de cobranza promedio, puede mejorar los pagos y tener más efectivo en su negocio. Utilice el proceso de cobranza que ha establecido y recuerde siempre la Regla No. 1.