Organizar una conferencia es muy importante para cualquier empresa. Para causar una buena impresión, deberá asegurarse de que la conferencia se desarrolle sin problemas. Incluso un principiante puede aprender a realizar una conferencia fantástica con las sugerencias y los consejos adecuados. Desde la planificación de las actividades del día hasta la puesta en práctica de los arreglos prácticos, hay muchas cosas para asegurarse de que llegue justo a tiempo para el gran día.
Organice el evento perfecto con estos consejos para la planificación de conferencias que todas las empresas pueden utilizar.
Índice de Negocio
Decide el tema de tu conferencia
Está muy bien decidir organizar una conferencia, pero es importante que elija un tema que le interese a la gente. Para llenar esos espacios, necesitará una agenda que sea relevante y de actualidad que atraiga a la gente de en toda su industria.
Al elegir el tema de conferencia adecuado , querrá pensar en:
- Lo que está de moda en su industria en este momento: ¿hay temas o tendencias candentes que podrían aparecer?
- ¿A quién estás lanzando tu conferencia también? Si es para otros en su industria, clientes o el público en general, querrá pensar detenidamente sobre el contenido de su conferencia y cómo puede atraerlos.
- Piense en lo que quiere lograr con su conferencia: ¿qué quiere que la gente se lleve consigo cuando se vaya? Esto le ayudará a pensar en los aspectos más importantes de su conferencia.
Planifique con la mayor antelación posible
Una de las cosas más beneficiosas que puede hacer es planificar su conferencia con la mayor antelación posible. Esto le da tiempo para notificar a los delegados para que puedan hacer arreglos de viaje, planificar la agenda y hacer todos los arreglos prácticos.
Trate de comenzar su planificación con al menos 6 meses de anticipación. Esto le dará tiempo para crear una lista de verificación de planificación de conferencias con la que pueda trabajar. Cuando se trata de planificar una conferencia, o cualquier evento, trabajar hacia atrás puede ayudar.
Comience desde la fecha de la conferencia y determine qué debe hacer y cuándo. Esto le permitirá planificar cuándo establecer la fecha límite de RSVP, cuándo debe solicitarse el catering y así sucesivamente.
Forme un equipo con socios
En lo que respecta a las pequeñas empresas, planificar y financiar una conferencia puede ser un gran paso para dar por su cuenta. Trabajar en equipo con otras empresas locales podría ayudarlo a establecer vínculos dentro de su comunidad, así como a asumir la carga de tener que planificarlo todo usted mismo. Diferentes empresas pueden ser responsables de diferentes aspectos del día para mantener las cosas variadas e interesantes.
Si planificar una conferencia con socios no es una solución adecuada, siempre puede solicitar un patrocinio para ayudarlo a cubrir los costos. Las empresas locales pueden patrocinar una parte del día o incluir un anuncio en su programa.
Elegir la ubicación correcta
Elegir la ubicación correcta para su conferencia es vital, y hay algunas cosas que querrá considerar al elegir su lugar ideal, como:
- Capacidad
- Costos de alquiler
- Estacionamiento
- ¿Es fácil llegar al lugar?
- Si hay o no alojamiento en el lugar
- Qué instalaciones están disponibles
- ¿Hay espacios para grupos pequeños?
- ¿Proporcionan catering en el lugar?
- ¿El lugar es accesible?
Algunos lugares comunes para conferencias incluyen hoteles, universidades, centros de conferencias y lugares de música. Para asegurarse de tener una buena idea de lo que hay, querrá limitarlo a algunas opciones y luego visitar cada una de ellas. Considere los pros y los contras de cada ubicación para decidir cuál es la mejor. Recuerde que lo más barato no siempre es lo mejor.
Organizar algunos oradores invitados imperdibles
Una de las cosas que atrae a alguien a una conferencia son los ponentes. Los oradores invitados adecuados agotarán su conferencia y garantizarán una multitud. Si tiene el presupuesto para ello, vale la pena pagar por un orador conocido, alguien que conozca la industria a fondo y pueda ofrecer algo de valor a sus invitados.
Si no está familiarizado con el estilo de presentación de sus posibles oradores, generalmente puede encontrar algunos de sus trabajos en YouTube. También puede tener una idea de si es el orador adecuado para usted asistiendo a otras conferencias y eventos similares.
Hay muchas formas de encontrar oradores para su conferencia , y cuanto antes pueda confirmarlos, antes podrá anunciar su conferencia.
Hazlo accesible para todos
Al organizar su conferencia, puede ser fácil consumirse en la parte física de su conferencia, pero ¿por qué no abrirla a las personas que no pueden asistir? Hay muchas razones por las que debe transmitir en vivo su conferencia y, al transmitir en vivo su contenido, aún puede llegar a muchas personas que no pueden estar físicamente presentes.
Al ofrecer una transmisión en vivo de sus sesiones, puede hacerlas más interactivas y proporcionar contenido útil después de su conferencia. Puede ofrecer la transmisión en vivo como un servicio de pago, proporcionando un inicio de sesión especial para aquellos que deseen participar en línea.
Mantenga el contenido variado
Es fácil llenar su conferencia con un día de conferencias y seminarios, pero hablar durante todo el día hará que sus asistentes se desconecten. Divida el día con ideas de conferencias interactivas que ayuden a mantener a las personas interesadas y comprometidas. Las sesiones separadas y las preguntas y respuestas son perfectas para agregar algo de variedad al día y ayudar a su audiencia a interactuar y compartir sus propias ideas.
Asegúrese de que su catering sea de primera categoría
Aparte de un gran lugar y sesiones interesantes, ¿qué más recuerda o espera la gente en una conferencia? Los alimentos. Un buen catering es imprescindible para su conferencia. Debe considerar una variedad de requisitos dietéticos, así como proporcionar alimentos que sean fáciles de comer. Cualquier descanso para comer también debe brindar a las personas la oportunidad de relacionarse y relacionarse, así que asegúrese de que haya suficiente espacio para que las personas se sienten y socialicen con otros delegados.
Consejos de catering para eventos
Eche un vistazo a algunos consejos de catering para eventos que le ayudarán a dar con la nota correcta. Asegúrese de tener todos los elementos básicos en su lugar.
Hay muchos aspectos prácticos que debe tener en cuenta al organizar su conferencia. Algunas cosas en las que pensar incluyen:
- Imprimir todos los paquetes de delegados por adelantado y asegurarse de que haya suficientes copias
- Muestre su código WiFi en todas partes: ¡es una de las preguntas que más le harán durante su conferencia!
- Asegúrese de estar familiarizado con la limpieza de su lugar y comuníqueselo a sus invitados.
- Tener toda la tecnología en su lugar por adelantado puede significar que no tendrá problemas durante las sesiones y que realizará
presentaciones de alta calidad; solicite presentaciones con anticipación para que pueda verificarlas primero. - Verifique los requisitos de sus oradores antes de la conferencia. Proporcióneles atriles, clickers, agua y cualquier otra cosa que necesiten para sentirse cómodos. Designe a alguien para que los presente antes de comenzar su conferencia.
- Pregunte a sus invitados sobre los requisitos de acceso que puedan tener cuando se registren para asegurarse de que todos puedan asistir a la conferencia sin ningún problema.
Promociona tu conferencia
Para animar a las personas a que se registren en su conferencia, debe promoverla. Una campaña de marketing eficaz debe comenzar tan pronto como confirme los detalles de su conferencia para ayudarlo a maximizar las oportunidades de inscribir asistentes.
Desde promocionar su conferencia en las redes sociales hasta enviar un correo electrónico a sus clientes existentes, existen muchas formas gratuitas de publicitar. También puede incluir su conferencia en Eventbrite para atraer a las personas que buscan listas de eventos locales.
Un consejo para fomentar algunas inscripciones anticipadas es utilizar una oferta anticipada que ofrezca un descuento en el precio de la entrada para las primeras personas que se inscriban. Puede continuar ofreciendo incentivos como obsequios y descuentos adicionales si los números son un motivo de preocupación más cerca de la fecha de la conferencia.
Elabore un plan de promoción para su conferencia que lo cubrirá desde su lanzamiento hasta la conferencia en sí. Diseñe un hashtag que pueda utilizar a lo largo de toda la campaña y anime a la gente a usarlo para generar expectación en torno a su conferencia.
Solicite comentarios
Una vez finalizada la conferencia, recuerde recibir comentarios de sus asistentes. La retroalimentación es importante para ayudarlo a identificar áreas de mejora y descubrir qué funcionó.
Los comentarios se pueden recopilar en el día o puede enviar una encuesta a los asistentes en los días posteriores a la conferencia para agradecerles su asistencia. Si su conferencia es un éxito, puede informarles la fecha de la próxima conferencia y animarlos a registrarse temprano.
Planear una conferencia es un trabajo duro, pero si está preparado y dispuesto a sumergirse, puede lograrlo. Asegúrese de que su primera conferencia se desarrolle sin problemas para brindar excelentes resultados para su negocio.
