Las empresas se esfuerzan constantemente por lograr la eficiencia y la mejora de la productividad . Quieren hacer las cosas más rápido pero también mejor. Es necesario que haya menos redundancia y, al mismo tiempo, menos errores. Un área en particular que tiende a estancarse y no puede operar a un nivel máximo de eficiencia es la gestión de facturas.
Tratar con las facturas es un proceso lleno de errores, y cuando no se introduce la automatización de facturas, se dedica mucho tiempo al trabajo manual y no a la estrategia.
Entonces, ¿por qué es tan importante la gestión de facturas y cómo se pueden mejorar los niveles de eficiencia en esta área y en las cuentas por pagar y por cobrar?
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¿Por qué es importante el procesamiento de facturas en los negocios?
El problema en algunas empresas es que se pasa por alto la importancia del procesamiento de facturas . El procesamiento de facturas se considera un mal necesario, pero en ese mismo sentido, no necesariamente se considera algo en lo que hay margen de mejora.
Comprender por qué el procesamiento de facturas es tan vital para una empresa y, en particular, que se realiza de manera eficiente y precisa puede ayudar a hacer algunos cambios en el pensamiento que aportarán valor a otras áreas de la organización.
El procesamiento de facturas eficiente y preciso puede ayudar a garantizar que las empresas tengan sólidas relaciones laborales con sus proveedores. Puede asegurarse de que no haya costos adicionales debido a retrasos en los pagos. Ayuda con el flujo de caja para asegurarse de que todo se contabilice con precisión.
También es importante que las empresas se den cuenta de que cuanto más tiempo lleva el proceso de facturación, más cara es cada factura.
Automatizar el proceso
Una de las cosas más importantes que puede hacer una organización en términos de su departamento de contabilidad y mejorar los procesos es implementar la gestión automatizada de facturas . La investigación muestra que con el procesamiento automatizado de facturas, es posible reducir el tiempo que lleva procesar cada factura en días o incluso semanas.
También mejorará la cantidad de facturas que puede procesar cada empleado de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Además de trabajar más rápidamente, estos empleados tendrán más oportunidades de ser estratégicos en su forma de pensar y en lo que hacen. Por ejemplo, es más probable que los empleados vean dónde hay lugares donde se podría ahorrar dinero si dedican menos tiempo a procesar cada factura individual.
Capacite a fondo a sus empleados
Cuando sus empleados en el departamento de cuentas por pagar conocen la nueva tecnología de automatización, es imperativo que estén capacitados no solo en los conceptos básicos de cómo usarla, sino también en cómo trabajar realmente dentro de la plataforma para obtener el mayor valor a nivel individual y para toda la empresa.
Antes de introducir un nuevo sistema de automatización de facturas, considere tener una persona de contacto disponible que pueda ayudar a los empleados cuando tengan preguntas o inquietudes.
Además, implemente el software gradualmente para que los empleados se acostumbren a trabajar con él.
Defina sus políticas
Si bien el procesamiento automatizado de facturas es el componente principal para hacer que las cuentas por pagar y por cobrar sean más eficientes, también se pueden tomar otros pasos. Por ejemplo, las empresas deberían revisar sus políticas. Asegúrese de que estas políticas sean modernas, actualizadas y en línea con las demandas y procesos actuales.
Una vez hecho esto y se hayan realizado los cambios relevantes, asegúrese de que todos tengan claras las políticas de la empresa con respecto al procesamiento de facturas. Esto incluye no solo a los empleados relevantes, sino también a los clientes, proveedores y otras personas que puedan necesitar conocer esta información.
Algunas cosas que debe asegurarse de comunicar claramente incluyen sus términos de servicio y los pasos que debe seguir si los pagos se retrasan y, en particular, si se retrasan regularmente.
Considere el uso de contratos
A veces, mejorar la eficiencia de su departamento de contabilidad no se trata solo de lo que sucede internamente. Puede tratarse de cómo maneja las cosas con los clientes y proveedores. Con eso en mente, es posible que desee considerar el uso de contratos para asegurarse de que las cosas sigan el rumbo y que todos cumplan con sus compromisos.
Cuando tiene contratos, puede ayudar a reducir las dificultades que conlleva la falta de pago y el retraso en el pago. Esto también le permitirá una forma más consistente y estructurada de ofrecer recompensas y descuentos a los clientes cuando corresponda.
Finalmente, esto puede venir con la automatización, pero no utilizar papel tanto como sea posible en las cuentas por pagar puede hacer maravillas en la eficiencia de todo el departamento. Haga tantas cosas digitales como sea posible. Descubrirá que ahorra tiempo y dinero en muchas áreas, incluso en aquellas en las que quizás no piensa. Por ejemplo, será más eficiente porque no tendrá que almacenar tantos documentos impresos.
