Aprenda lo que hacen los sistemas de información contable

Los sistemas de información contable recogen y procesan los datos de las transacciones y comunican la información financiera a las partes interesadas. Existen muchos tipos de sistemas de información contable y, como resultado, varían enormemente. Una serie de factores influyen en estos sistemas, como el tipo de negocio, el tamaño del negocio, el volumen de datos, el tipo de necesidades de gestión de datos y otros factores.

Sistemas de procesamiento electrónico de datos (EDP)

La mayoría de las empresas, excepto las más pequeñas, utilizan sistemas computarizados, también llamados sistemas de procesamiento electrónico de datos (EDP). Estos sistemas se encargan de todas las etapas del proceso contable, desde el registro de la operación financiera hasta la preparación de los estados financieros. Las empresas mejoran constantemente la tecnología de sus sistemas para seguir siendo competitivas y cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley de 2002. Incluso las empresas más pequeñas pueden optar por utilizar sistemas como Quickbooks.

Conceptos básicos de las operaciones y procesos empresariales

Para comprender cómo funcionan estos sistemas de información contable, es necesario comprender los términos contables básicos “operaciones” y “procesos empresariales”. Lo más importante es que debe comprender cómo se combinan las operaciones y los procesos empresariales para generar informes financieros. Con respecto a los sistemas de información de contabilidad, las operaciones empresariales pueden dividirse en varias clases de procesos empresariales:

1. Procesos, sistemas y controles de ingresos y devoluciones

Las operaciones empresariales que caen dentro de estos procesos empresariales son grandes volúmenes de ventas diarias, devoluciones y transacciones de entrada de caja.

2. Procesos, sistemas y controles de gastos y devoluciones

Las operaciones empresariales que caen dentro de estos procesos empresariales son grandes volúmenes de gastos, devoluciones y operaciones de salida de caja. La nómina y la transacción de compra de activos fijos también se encuentran en esta categoría.

3. Procesos, sistemas y controles de conversión

Las operaciones de esta categoría son materias primas y operaciones en curso.

4. Procesos, sistemas y controles administrativos

Las operaciones empresariales que son administrativas son las inversiones, los préstamos y las operaciones de capital.

Todas estas operaciones empresariales dan lugar a cuentas T configuradas en los procesos, sistemas y controles del libro mayor. A partir del libro mayor, se elaboran los estados financieros internos y externos. Los informes financieros internos pueden ser un programa de antigüedad para las cuentas por cobrar o un informe del estado del inventario de ventas. Los informes financieros externos serían la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de caja.

Tipos de sistemas de información contable

Existen múltiples tipos o categorías de sistemas de información contable. Lo que utiliza una empresa depende del tipo de negocio, el tamaño de la empresa, las necesidades de la empresa y la sofisticación de la empresa:

Sistemas manuales

Los sistemas manuales de información contable son utilizados principalmente por empresas muy pequeñas y empresas con sede en el hogar. Si un sistema es totalmente manual, requeriría lo siguiente: documentos fuente, libro mayor, libro mayor, diario general y revistas especiales o subsidiarias que pueda necesitar.

Sistemas Legacy

Los sistemas heredados se encuentran a menudo en empresas comerciales existentes y se utilizaban antes de que la tecnología de la información se volviera tan sofisticada como lo es hoy en día. Aunque los sistemas heredados puedan parecer anticuados, tienen algunas ventajas definidas para la empresa. Contienen datos históricos valiosos sobre la empresa. El personal de la empresa tiende a saber cómo utilizar y comprender el sistema. Por lo general, un sistema heredado se ha adaptado a las necesidades específicas de una empresa individual. No encontrará este tipo de personalización en los paquetes de software de contabilidad genéricos.

Desafortunadamente, los sistemas heredados también tienen desventajas significativas. A menudo, no tienen documentación. Por lo general, es difícil encontrar piezas de repuesto porque el hardware y el software pueden quedar obsoletos. Incluso el lenguaje informático que utilizan los sistemas heredados suele ser un lenguaje más antiguo. La mayoría de los sistemas heredados se han construido desde cero.

Reemplazo de sistemas heredados

Puede sustituir completamente su sistema existente por uno nuevo y actualizado. Es una solución bastante cara. También puede actualizar su sistema heredado. Puede utilizar un procedimiento llamado screen scraping, que es una técnica que toma los datos mostrados en la pantalla de la computadora y los traduce para que una aplicación más reciente pueda leerlos. También puede configurar un sistema de integración de aplicaciones empresariales. Este tipo de sistema conecta en red las diferentes aplicaciones de su sistema existente, como el inventario, el cálculo de nómina y otros.

Si usted es una PYME, a menos que sea la variedad más pequeña, usted querrá que su sistema de información contable esté actualizado para mantenerlo competitivo dentro de su industria. Hay muchas opciones para elegir.

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