¿Es usted un contratista independiente, es decir, presta servicios a una o más empresas cada año como no empleado? Si usted recibe más de $600 en un año de un individuo o negocio, el pagador debe proporcionarle un formulario 1099-MISC para verificar sus ingresos al IRS. Antes de preparar el formulario 1099-MISC, debe darle a su pagador un número de identificación de contribuyente válido. El formulario utilizado para esta información es un Formulario W-9.
El Formulario W-9 es un documento de impuestos que debe ser firmado por contratistas independientes para proporcionar un número de identificación del contribuyente (Número de Seguro Social o Identificación de Empleador). Si el empleador no tiene una identificación de contribuyente, o si la identificación de contribuyente es incorrecta, el contratista independiente debe hacer que se le retengan los impuestos federales sobre la renta, conocidos como «retención adicional».
El Formulario W-9 es un documento tributario estándar que se utiliza con frecuencia en transacciones comerciales y financieras. Así que por sí mismo, un W-9 no plantea muchos problemas. Sin embargo, hay algunos asuntos simples que hay que tener en cuenta.
Índice de Negocio
Conozca a la persona o empresa que le pide que llene el formulario W-9
Debido a que el Formulario W-9 le pide su nombre, dirección y número de Seguro Social o de Identificación de Empleador, debe tener cuidado al dar esa información. Asegúrese de saber quién le está pidiendo que llene el formulario, y por qué, y cómo se usará su información de impuestos.
Complete la información de su empresa correctamente
El Formulario W-9 requiere que usted incluya información sobre su tipo de negocio.
El IRS ha simplificado el Formulario W-9 (un poco). Para completar el nuevo W-9, siga estos pasos:
- Asegúrese de que está ingresando correctamente su identificación de contribuyente y que está ingresando la identificación de contribuyente correcta. Este es el objetivo principal del formulario, para verificar esta información. Las preguntas vienen cuando su negocio es una LLC. Una LLC de un solo miembro presenta declaraciones de impuestos federales como propietario único y una LLC de varios miembros como sociedad colectiva.
- Se le preguntará si está sujeto a una retención adicional. La mayoría de las personas no lo son, pero si tiene preguntas, vea este artículo sobre la retención adicional.
- Se le preguntará si está sujeto a reportar activos extranjeros. A menos que usted tenga bienes en un país extranjero, esta sección no se aplicará a usted.
Transmitir el W-9 con seguridad
El W-9 contiene información confidencial que debe mantenerse privada y segura. No envíe su W-9 completo como un archivo adjunto de correo electrónico no seguro o no cifrado. En su lugar, utilice métodos seguros de transmisión, como la entrega en mano, el correo o los archivos adjuntos cifrados en un correo electrónico a la persona que los solicitó. (Los empleadores de contratistas independientes no transmiten los formularios W-9; se guardan en el archivo de empleo.)
Recibir un W-9 cuando esperaba un W-4 en su lugar
Si está comenzando un nuevo trabajo y su nuevo empleador le entrega un formulario W-9 para que lo llene, pregunte si su nuevo trabajo es como contratista independiente o como empleado. Los empleados llenan el Formulario W-4 para establecer su nivel de retención de impuestos.
Las personas que trabajan por cuenta propia (contratistas independientes) no tienen impuestos sobre la renta o impuestos de Seguro Social/Medicare retenidos. Usted y su empleador pueden discutir el tema de su estatus, pero es el IRS quien finalmente decide si un trabajador es un empleado o un contratista independiente (autónomo). Si no está seguro de su estado, lea más sobre la diferencia entre empleados y contratistas independientes.
Esté al tanto de las reglas de retención de respaldo
El IRS quiere asegurarse de que todos los contribuyentes estén reportando todas las fuentes de ingresos. Por lo tanto, han instituido reglas para asegurarse de que todos los formularios W-9 tengan un número de identificación de contribuyente correcto y completo. Si usted presenta un W-9 sin una identificación de contribuyente válida, o si su identificación de impuestos es inválida, su empleador tendrá que retener los impuestos federales sobre la renta de sus pagos -retención de respaldo.