Incluso con la proliferación de la actividad empresarial que se lleva a cabo en línea, su oficina seguramente tendrá una fotocopiadora. Sin embargo, ¿está a la altura de la tarea y satisface las necesidades de su negocio? No lo sabrá a menos que realice una auditoría del rendimiento de su fotocopiadora y trate de comprender cómo la utiliza su personal.
En este artículo, determinamos lo que necesita saber antes de comprar una nueva máquina fotocopiadora para su oficina.
Índice de Negocio
Retroalimentación
Para elegir mejores opciones para impresoras y fotocopiadoras que satisfagan las necesidades de su negocio, primero, reúnase con su personal y obtenga comentarios de ellos sobre cómo están usando la máquina existente. Con la entrada, puede aprender cómo su equipo está usando el dispositivo y qué función principal se usa con más frecuencia. Incluso las fotocopiadoras heredadas son multifunción, es decir, imprimen y copian, y las versiones más recientes también tienen una función de escaneo.
¿Su fotocopiadora actual tiene las funciones de escaneo, impresión y copia? Si no es así, pregúntele a su personal si lo hizo, ¿usarían todas las funciones? Por ejemplo, si su empresa adquiriera una fotocopiadora multifunción, ¿cómo mejoraría la productividad la función de escaneo?
Si bien puede parecer pedante, tratar de comprender si la funcionalidad adicional vale la pena es esencial. Su presupuesto irá más lejos si, por ejemplo, descubre que no hay necesidad de la función de escaneo y lo que su personal necesita es una fotocopiadora que también pueda imprimir en color de alta calidad y con velocidad.
Hoy en día, incluso las máquinas más baratas del mercado hacen algo más que fotocopias, y las opciones más caras ofrecen muchas más funciones, incluida la seguridad, la velocidad de impresión, es decir, el número de páginas impresas por minuto. Otras características de las fotocopiadoras de especificaciones más altas de marcas como Toshiba incluyen WIFI habilitado y color premium, ya sea una máquina de inyección de tinta o láser.
Alta tecnología
El avance de la tecnología en fotocopiadoras sugiere que cualquier cosa que compre, hay modelos más nuevos en desarrollo, por lo tanto, elija una máquina con especificaciones más altas que las que necesita su oficina. Si su presupuesto lo permite, elija un MFD (dispositivo multifunción) que incluirá fax, escaneo, copia e impresión.
Elija una máquina que permita la conectividad a través de dispositivos móviles. Imagine lo productivo que será su personal si no necesita salir de su estación de trabajo para activar el MFD. Además, la cola no es su equipo parado en la fotocopiadora esperando su turno para usarla, sino la instalación de almacenamiento en la máquina.
Especificación
Las especificaciones de cualquier máquina son esenciales, incluidos el color, la claridad o la calidad de la copia o impresión.
Calidad
La calidad de una fotocopiadora no se determina como alta o baja, sino que la determina el DPI.
El DPI es la cantidad de puntos por pulgada que producirá una máquina. Por lo tanto, cuanto mayor sea el DPI de una máquina, mayor será la calidad y resolución de palabras e imágenes. Si no imprime o copia imágenes con regularidad, no necesitará un DPI alto, ya que no importa cuando se trata de documentos. Sin embargo, si normalmente imprime y copia imágenes, su opción es una máquina de alto DPI.
Colores o Blanco y Negro
¿Copias folletos e imágenes en color o documentos sencillos? Las máquinas que copian e imprimen colores suelen ser más caras y necesitan más mantenimiento que las fotocopiadoras en blanco y negro. Entonces, si su trabajo no requiere imágenes en color, es mejor quedarse con una fotocopiadora en blanco y negro.
Velocidad
La velocidad de una máquina es la cantidad de copias que puede producir en un minuto. Esta característica depende de cuántos empleados tenga y cuánto necesitará la fotocopiadora. Las fotocopiadoras de alta velocidad reducirán el tiempo de espera, lo que significa menos tiempo perdido esperando la fotocopiadora. Sin embargo, si no lo usa regularmente, no necesitará una máquina de alta velocidad.
Capacidad
La capacidad es el tamaño de papel que utiliza. Una oficina generalmente necesitará una máquina que funcione con papel A3 o A4. Si necesitas otras cantidades, tendrás que buscar fotocopiadoras personalizadas.
Inyección de tinta o láser
Si no necesita una máquina de gran volumen y está buscando una opción económica, una fotocopiadora de inyección de tinta será la mejor opción para usted. También es preferible para quienes necesitan copias en color con un DPI alto; sin embargo, deberá reemplazar la tinta con regularidad. Las copiadoras e impresoras láser son ideales para quienes necesitan impresiones en blanco y negro sin imágenes y necesitan una máquina de gran volumen.
A medida que la tecnología se profundice en las fotocopiadoras, habrá más funciones disponibles y su oficina podrá beneficiarse de niveles más altos de productividad.
