Es la pesadilla de todas las empresas: tan pronto como llegan los plazos para los pagos y los impuestos, su departamento de contabilidad y finanzas trabaja horas extras, verificando manualmente y verificando dos veces, y en algunos casos, verificando tres o cuatro veces sus facturas e información fiscal para asegúrese de que los pagos se realicen correctamente y de que ningún centavo sea malversado.

Aunque es comprensible que se hayan implementado ciertos procesos para prevenir el fraude y evitar que la empresa tenga que pagar dinero innecesario, también puede ser bastante redundante y consumir mucho tiempo. La implementación de un flujo de trabajo automatizado de cuentas por pagar es una solución eficiente para sus dolores de cabeza contables. A continuación, presentamos algunas razones por las que su empresa debería adoptar este proceso:

Mayor producción y eficiencia

Un flujo de trabajo automatizado de cuentas por pagar permite a su personal realizar más tareas y responsabilidades en la mitad del tiempo. Por ejemplo, la mayoría de las empresas requieren que su personal verifique los números de identificación fiscal indicados en cada factura que reciben; Con la automatización del flujo de trabajo de AP, el sistema puede verificar automáticamente la información fiscal por usted.

Resultados más precisos

La contabilidad y el control manuales son muy susceptibles a errores humanos. La automatización del flujo de trabajo de AP le permite evitar cometer errores causados ​​por errores humanos que podrían dañar su negocio a lo grande. Con la automatización de cuentas por pagar, los sistemas que tienen verificaciones de errores incorporadas pueden ayudar a su empresa a reducir la cantidad de errores, o eliminarlos por completo, en el flujo de trabajo de sus cuentas por pagar.

Impacto medioambiental reducido

El departamento de contabilidad y finanzas es una de las áreas de una empresa que puede contribuir a su huella de carbono. Desde facturas hasta recibos, incluso impresiones por correo electrónico y faxes, todos estos implican el consumo de productos de papel. No solo eso, sino que el procesamiento y la creación de estos rastros de papel también involucran tinta, grapas, clips, carpetas de archivos y muchos otros accesorios que requieren los documentos en papel. El cambio a un sistema digital utilizando un software de flujo de trabajo de cuentas por pagar automatizado le permite a su empresa no solo disminuir los costos en la oficina, sino también reducir su impacto en el medio ambiente.

Mejor acceso y almacenamiento de datos

Trate de pensar en un futuro para su empresa en el que toda la información que necesita esté disponible en cualquier momento y lugar. Con el almacenamiento en la nube , este futuro puede ser real para su empresa. Se puede acceder desde la nube a información como datos de facturas, detalles del beneficiario y del pagador, información fiscal y la pista de auditoría. ¿Otro beneficio adicional del almacenamiento en la nube? Su equipo nunca más tendrá que preocuparse por la pérdida de archivos, ya que también puede optar por almacenar copias de seguridad en un servidor en la nube diferente.

Integración perfecta con otras plataformas

Es común que la mayoría de los departamentos de contabilidad y finanzas encuentren facturas, informes y otros trámites en los que falta información. Con los flujos de trabajo automatizados de cuentas por pagar, los sistemas ahora pueden comunicarse y complementarse entre sí. También le facilita la administración y aumenta la visibilidad y la responsabilidad, especialmente en ciertos escenarios donde la pista de auditoría es muy importante.

Todas estas cosas conducen a una multitud de beneficios, algunos de los cuales incluyen informes financieros más precisos , mejores pronósticos presupuestarios y, por supuesto, un resultado final mejorado.

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