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Una guía para las salas de datos virtuales

La idea de seguridad, especialmente en lo que respecta a los datos comerciales y la información financiera, es una de las principales prioridades en este momento.

En el pasado, podría haber estado bien usar opciones como Google Drive o Dropbox, pero ahora, con las constantes violaciones de datos y los problemas de seguridad que enfrentan las empresas de todos los tamaños, hay dudas sobre si Dropbox es realmente seguro o si se debe explorar otra solución. .

Cuando las empresas necesitan espacios de trabajo y control y gestión de documentos, buscan otras soluciones y una opción es una sala de datos virtual o VDR.

La siguiente es una descripción general de algunas de las cosas más importantes que debe saber sobre los VDR, particularmente desde la perspectiva de una organización comercial u legal.

¿Qué es una sala de datos virtual?

Primero, ¿qué es una sala de datos virtual?

Un VDR es esencial para que las empresas puedan compartir su información confidencial, especialmente la relacionada con transacciones financieras. La información no solo se puede compartir, sino también almacenar, y es algo así como un sistema digital en línea para archivar. Una sala de datos virtual es valiosa no solo desde una perspectiva de seguridad, sino que también ayuda a las organizaciones a moverse más en la dirección de no tener papel .

Algunas de las cosas que pueden almacenarse en un VDR incluyen todo lo que se considera sensible y, a menudo, se usa durante la debida diligencia o cualquier procesamiento en el que se realicen acuerdos. Por ejemplo, los documentos privados se pueden agregar a un VDR antes de una transacción financiera, y allí pueden ser vistos de forma segura por las partes relevantes.

La información de mayor valor de una empresa suele ser la que se almacena en un VDR. Esto puede relacionarse no solo con la información financiera, sino también con documentos legales e información fiscal. La propiedad intelectual también puede almacenarse en un VDR.

¿Cuáles son los beneficios de un VDR?

Entonces, junto con los elementos generales de para qué se puede usar un VDR, ¿qué pasa con los beneficios?

Primero, la mayoría de las organizaciones que utilizan un VDR sienten que les ahorra tiempo. Se puede configurar rápidamente, y si, digamos, está a punto de comenzar a trabajar con un inversor, una vez que lo haya configurado, todo estará allí para ellos. También es fácil no solo realizar un seguimiento de los documentos, sino también auditarlos rápidamente, y el acceso está disponible en cualquier momento.

Tener un VDR también es extremadamente eficiente. Si se encuentra en medio del proceso de diligencia debida , su comprador potencial o sus inversores pueden trabajar con sus datos en tiempo real y puede informarles de inmediato si hay algo nuevo para que vean. También puede ver quién está mirando qué documento y puede ver el estado de todo rápidamente.

También existe la consideración única de poder hacer que varios inversores o compradores vean la información al mismo tiempo. Con los documentos tradicionales, solo un comprador o inversor potencial puede acceder a la información a la vez. Dado que varias partes interesadas pueden verlo al mismo tiempo, hace que el proceso sea mucho más rápido y hace que sea más probable que pueda vender u obtener fondos de los inversores en un período más corto.

La seguridad también es uno de los principales beneficios de un VDR sobre otras soluciones de almacenamiento.

En general, un VDR también le costará menos dinero a largo plazo. Puede ser más costoso a corto plazo en comparación con algo como Dropbox, pero con el tiempo descubrirá que ahorra dinero en la mayoría de los casos.

En comparación con el almacenamiento y el intercambio de documentos tradicionales , el ahorro de costes es aún más significativo. El costo de almacenar y transportar datos físicos es mucho mayor.

¿Hay desventajas de los VDR?

Como con todo, también hay posibles desventajas de los VDR a considerar. Por ejemplo, algunas personas prefieren revisar los datos físicos en lugar de revisarlos todos en la pantalla de su computadora.

También existe el riesgo de que algunas organizaciones se adormezcan con una falsa sensación de comodidad al utilizar VDR. Por ejemplo, aunque sean seguros, es posible que no sigan los pasos que de otro modo tomarían para garantizar una seguridad adicional. Puede que sea necesario seguir haciendo ciertas cosas, como cifrar datos en archivos PDF, incluso con el uso de un VDR.

Finalmente, otro posible inconveniente a considerar con los VDR es el tiempo de inactividad, pero esto también se puede remediar con bastante facilidad. Es importante que las organizaciones que utilizan VDR tengan un plan para cualquier bloqueo o tiempo de inactividad porque no quieren tener que lidiar con los costos y la ineficiencia de no tener acceso a la información en un momento dado.

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