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10 consejos para mejorar el proceso de facturación a sus clientes

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Facturar a los clientes puede ser un enredo. Puede perder el numero de cuenta, olvidarse de enviar un cheque o cualquier otro escenario posible. Antes de que se dé cuenta, la fecha de vencimiento ha pasado y el flujo de ingresos de su empresa se está desvaneciendo. ¿Qué puede hacer?

En primer lugar, es importante recordar que las facturas impagadas pueden no sólo ser molestas para usted, sino también para su cliente. Tal vez no han pagado porque el proceso no les fue explicado completamente o porque es torpe y anticuado. Su método de facturación podría afectar las relaciones con sus clientes y, en última instancia, a su capacidad para retenerlos.

Si bien un  modelo de factura, permite acelerar el proceso de facturación tenga en cuenta que estrategias como pedir un depósito o usar un método de facturación recurrente, pueden en realidad asegurar que las necesidades de sus clientes esteán siendo satisfechos, al mismo tiempo que se asegura de que su empresa reciba pagos de manera más rápida.

¿Como facturar a los clientes y recibir el pago en sus términos?

1. Establezca expectativas claras en el contrato

Tal vez la mejor manera de asegurar que su empresa reciba el pago puntualmente es aclarar las condiciones de pago antes de que un cliente firme un contrato. Haga que las condiciones establecidas se visualicen y se expliquen adecuadamente en lugar de simplemente incluir las expectativas en letras pequeñas. Esto previene la confusión del cliente sobre cuándo pagar, cómo pagar y cuál es la política de cargos por mora.

Dedicar tiempo para discutir los procesos de pago también le permite saber si el cliente tiene alguna petición especial. Por ejemplo, ¿prefiere el cliente recibir una factura por correo o electrónicamente? ¿Prefieren pagar con tarjeta de crédito, paypal o cheque?

Discutir las expectativas durante el proceso de incorporación de su cliente no sólo reduce la posibilidad de que tengan que ser perseguidos más tarde por las facturas impagadas, sino que también demuestra que usted está dispuesto a adaptarse a sus preferencias de pago. En resumen, es una forma sencilla de proporcionar un servicio de atención al cliente adicional y aumentar la fidelidad de los clientes.

2. Solicite un depósito

Pagar un depósito en una compra grande no es inusual. No es diferente cuando se contrata con una agencia de marketing o publicidad. Aparte de proveer a la agencia con ingresos por adelantado, permite que los clientes lo siguiente:

Elimina a cualquier cliente de “bandera roja”. Si nota que un nuevo cliente está demasiado centrado en el coste o se resiste a pagar un depósito, lo más probable es que no pague las facturas futuras a tiempo. Abordar el tema del pago de un depósito ahora podría ahorrarle muchas frustraciones más adelante.

Garantice que la mecánica del proceso de facturación funcione correctamente.
Ya sea que el cliente haya solicitado recibir una factura por correo o quiera pagar a través de PayPal, el inicio de la relación con un depósito ayuda a asegurar que el proceso funcione como debe ser. De esta manera, cuando llegue la próxima factura, ambas partes pueden sentirse seguros de cómo proceder.

3. Incluya información de contacto y detalles específicos del proyecto en la factura.

Las facturas a menudo se pasan al equipo financiero de una organización o a alguien con autoridad para tomar decisiones de compra, un modelo de factura contempla estos detalles. Tener la información de contacto de su empresa marcada en la factura facilita que otras partes interesadas potenciales se pongan en contacto en caso de que tengan alguna pregunta.

Otra cosa es asegurarse de que se está facturando a la persona correcta. Si su contacto principal no es la persona que paga las cuentas, averigüe quién es. Usted puede ahorrarse a sí mismo y a su cliente mucho tiempo facturando directamente a esa persona.

4. Incluya condiciones de pago atrasadas en la factura

Lo más probable es que el cliente no revise su copia del contrato en cuanto a los términos de pago antes de liquidar una factura. Usted puede hacer que los trabajos de todos sean más fáciles si incluye las condiciones de pago atrasado en la parte inferior de cada factura. Esto puede animar a los clientes a pagar a tiempo y evitar que digan que no sabían de plazos y cargos por pagos atrasados.

5. Entregue la factura con prontitud

Muchos profesionales del marketing digital debaten sobre cuándo enviar una factura. Algunos sugieren esperar hasta una semana después de entregar un proyecto, o esperar hasta después de que el cliente haya tenido tiempo de disfrutar del producto o servicio y pueda ver los resultados, como un aumento de clientes potenciales o conversiones.

Para recibir el pago rápidamente, envíe la factura lo antes posible. Esto mantiene a su agencia en la mente de su cliente. También muestra que usted es confiable y atento a los detalles, lo que reafirma que su agencia fue la mejor opción para el trabajo requirido.

6. Traslade a sus clientes a un contrato de retención con facturación recurrente

En lugar de esperar hasta el final de un proyecto largo para enviar una factura – o esperar varias semanas o meses más para recibir el pago – pídale a su cliente que cambie a un contrato de retención.

A partir de ahí, configure una opción de facturación recurrente que realiza retiros mensuales automáticamente de la cuenta bancaria o tarjeta de crédito del cliente. Esto no sólo les ahorra a ambos mucho tiempo y dolor de cabeza, sino que también crea un flujo de caja más predecible y estable para su agencia.

Para los proyectos que requieren más tiempo del habitual para completarse, un plan de retención/pago recurrente por sí solo podría no tener sentido. Por ejemplo, un cliente puede no estar satisfecho con los resultados del producto o servicio ofrecido. En este caso, considere la posibilidad de utilizar un método de retención contra horas, en el que puede enviar una factura mensual o trimestral por un tiempo que exceda las expectativas de la retención.

7. Facture clientes en línea

Si durante el proceso de incorporación se enteró de que puede facturar a su cliente en línea, entonces felicitaciones. Esto tiene varias ventajas, como ahorrar tiempo y dinero en el envío de facturas en papel, así como opciones de pago instantáneo para su cliente.

Este proceso de un solo paso puede prevenir pagos atrasados y mantener sus ingresos predecibles y consistentes.

8. Utilice un programa de facturación

De manera similar las plantillas o modelo de factura, el uso de software basado en la nube puede automatizar el proceso de facturación y reducir la cantidad de tiempo que dedica al envío y seguimiento de las facturas.

Muchas de las características del software automatizan las mejores prácticas aquí discutidas, incluyendo:

  • Facturación de un depósito
  • Compensación que muestra información de contacto, detalles del proyecto e información sobre cargos por pago tardío
  • Permitir a los clientes pagar en línea al instante
  • Conversión a una moneda diferente

9. Tenga en cuenta las comisiones y los tipos de cambio al facturar a clientes internacionales

Las tasas de cambio, los impuestos y otras tasas probablemente jugarán un papel importante al facturar a los clientes internacionales. Evite sorpresas discutiendo el tema al mismo tiempo que aclara las expectativas de pago durante el proceso de incorporación del cliente.

10. Construya relaciones sólidas con sus clientes

Los clientes que se sienten valorados más allá de los ingresos que proporcionan a su empresa, probablemente estarán más inclinados a pagar a tiempo. Hay varias maneras de hacerlo, como ofrecerles un descuento, ayudarles a resolver un problema o incluso enviarles un regalo inesperado.

Sin embargo, si ha seguido los consejos compartidos aquí, entonces ya está a medio camino de crear una gran relación con sus clientes. Un proceso de facturación consistente proporciona varias oportunidades para una comunicación clara, la creación de confianza y la simplificación de la vida de sus clientes con un excelente servicio al cliente.

Conclusiones

¿Como empezar a cobrar de forma rápida y sencilla?: Facturar a los clientes puede ser difícil. Lleva tiempo crear y enviar facturas, e incluso más tiempo para hacer un seguimiento y asegurarse de que las facturas se paguen antes de la fecha límite. Tener un proceso de facturación coherente y claro puede evitar mucha frustración en ambas partes.

Al usar un modelo de factura, establecer expectativas claras sobre cuándo y cómo se puede pagar a la empresa, el ofrecer métodos de pago sencillos e instantáneos que faciliten la vida de los clientes puede hacer que se le pague más rápido y fortalezca sus relaciones. Perseguir a los clientes por facturas impagadas puede convertirse en una cosa del pasado.

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