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Que es una póliza de diario o póliza directa y como realizarlas

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La poliza de diario como uno de los tipos de pólizas contables deja asentada una de las más importante operaciones de contabilidad como documento digital que se lleva en facturas electrónicas  por profesionales o empresas dejando asentadas todas las operaciones contables que realiza.

Qué es la poliza de diario

Ante todo, la póliza es un documento interno de la empresa que sirve para registrar las operaciones que realiza y se adjuntan los comprobantes d cada una de las operaciones que se asientan.

Con la poliza de diario            o póliza directa se lleva a cabo el registro de las operaciones contables que tienen que ver con la economía empresarial.

El registro no es representativo del flujo del efectivo de la empresa porque no denotan la entrada de dinero ni la salida de dinero elaborada con un cheque.

Cuándo se utiliza la poliza de diario

Se utiliza cuando adquieres un activo, es decir que se usan cuando no se trata de productos que vendes o que compras con un cheque.

Pues, no refleja el movimiento de dinero  en efectivo o con cheque sino que representa el intercambio, recepción o entrega de mercadería con una promesa de pago, ya sea como crédito para el cliente o para la empresa, pues en pocas palabras es el documento que al librarse emite una orden de cobro o pago de dinero, siempre recordando el anexo de los comprobantes de todas las operaciones que no implican movimientos bancarios  que se asienten en la póliza.

No obstante, dependiendo del tipo de pólizas que uses, por ejemplo si no utilizas póliza de cheque, en el supuesto caso de que se genere un fondo fijo de caja chica, a pesar de que deberías hacer una póliza de cheque, como no la usas, entonces deberás crear una póliza de diario porque se trata de dinero circulante  dentro de la empresa y además no se gastó.

Más adelante como el fondo fijo de caja chica se va gastando genera gastos y a su vez es necesario que generes los comprobantes correspondientes sobre esos gastos, por lo tanto deberá crear una póliza de egresos  para generar el cheque para la reposición del fondo fijo de caja chica para que se pueda conservar los fondos.

Errores en la poliza de diario        

Como con cualquier asiento contable puede cometer un error en una poliza de diario y si te das cuenta antes de registrarla, no la debe corregir sino que la destruirás o la cancelarás y simplemente crearás una nueva póliza con el asiento correcto.

También puede suceder que hayas cometido un error pero que no lo hayas advertido y registraste un asiento incorrecto, entonces deberás crear una segunda póliza con un asiento de contrapartida y una referencia a la póliza errónea, registrarás la segunda póliza y se corregirá el error.

Qué contiene la poliza de diario

Los datos que contiene una poliza de diario son variables dependiendo de cada empresa, pero existen datos esenciales que toda póliza debe contener:

Encabezado:

  1. El nombre de la empresa.
  2. La referencia a la póliza.
  3. El nombre del tipo de póliza.

Cuerpo de la póliza:

  1. La fecha.
  2. El número de cuenta
  3. El número de subcuenta.
  4. El concepto, cargos y los abonos del asiento.
  5. Una columna para el parcial.
  6. Una columna para el cargo.
  7. Una columna para el abono.
  8. El concepto.
  9. Espacios para sumas iguales, deber y haber.
  10. Espacio para explicaciones.
  11. Las firmas de quien elaboró la póliza, de quien revisó la póliza, de quien autorizó la póliza y de quien llevó el registro de auxiliares y diario.

No obstante, básicamente debe contener 10 ítems: El nombre de la empresa, el nombre del tipo de póliza,  columna cuenta, columna subcuenta, columna parcial, columna debe, columna haber, sumas iguales y concepto.

Poliza de diario ejemplo

Como Poliza de diario ejemplo, se pueden suponer varias cuentas y en base a ellas como se cargan y abonan  incluyendo los incobrables.

  1. La cuenta clientes las cargas por el monto adeudado por los clientes, por el valor de las mercaderías que se siguen véndenlo a plazo y abonas por el valor de devoluciones de los clientes o rebajas  concedidas.
  2. La cuenta Bancos la cargas por los depósitos bancarios en la cuenta cheques y la abonas por cobros o intereses que te paga el banco.
  3. La cuenta Deudores varios la cargas por lo que prestes a deudores, anticipos de salarios, comisione o entregas a cobrar y abonas por cobros a deudores, valor de documentos que te endosen  y descuentos concedidos.
  4. La cuenta documentos por cobrar la cargas por el valor de documentos a cobrar y su valor nominal cuando se inicia el ejercicio y por los que recibes para cobrar a su vencimiento y abonas por el valor nominal fe documentos cancelados o cobrados.
  5. La cuenta IVA por acreditar la cargas por el impuesto que se grava según facturas legalizadas que expidieron tus proveedores y por el valor del IVA trasladado en el pago de gastos y servicios.
  6. La cuenta Almacén la cargas por el costo del inventario inicial, por nuevas adquisiciones a precio de costo, valor de gastos sobre la compras, por costo de las mercaderías que recibes de clientes por devoluciones sobre ventas y la abonas por el valor del costo de mercadería vendida, devuelta a proveedores, rebajas en las compras a proveedores.
  7. La cuenta Equipo de transporte la cargas por la adquisición de equipos de transporte y la abonas por la destrucción o venta de equipo de transporte.
  8. La cuenta Muebles y equipos la cargas por la adquisición de mobiliario de acuerdo al costo que indica las facturas y la abonas por el costo del mobiliario o equipos destruidos o dados de baja por haber sido vendidos.
  9. La cuenta acreedores varios la cargas por la liquidación parcial o total a los acreedores, por pagarés, letras de cambio ya sea por suscripción o aceptación, descuentos que los acreedores conceden y la abonas por el valor de obligaciones no documentadas, que no contrajo a empresa u otras operaciones que no sean de cuenta de proveedores.

 Poliza de diario de contabilidad  

La póliza de diario de contabilidad además de los requisitos en cuanto a los ítems que debe contener es importante recordar la necesidad de anexar  cada uno de los comprobantes que corresponden a las operaciones asentadas, ya que éstos son los que dieron origen a la elaboración de las mismas.

FORMATO PARA CAPTURA DE DATOS EN POLIZA DE DIARIO   

En la primera fila los tirulos son: Nº, Cuenta, Nombre, Cargo, Abono, Refer, Concepto, Diario.

El título Cuentas corresponde a una columna donde se ingresa el número de cuenta.

El título Nombre corresponde a la columna del nombre de la cuenta.

La columna  Cargo corresponde al monto que carga la cuenta con dicho nombre.

La columna abono es la que indica el monto que abona la cuenta.

La columna concepto indica el concepto de la operación.

La columna Diario es la suma de todos los valores de esta columna.

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