Es la clave para un evento exitoso
Los lugares de reunión quieren asegurarse de que los eventos de gran envergadura se desarrollen sin contratiempos o, si hay contratiempos, quieren estar seguros de que no es su culpa. Con esto en mente, proporcionan Órdenes de Eventos de Banquetes (BEOs) cuidadosamente diseñadas que los coordinadores de eventos deben firmar. Si bien puede ser difícil demandar si un BEO no es seguido al pie de la letra, es un contrato legal y debe ser leído cuidadosamente antes de ser firmado.
Índice de Negocio
¿Qué es una Orden de Evento de Banquete (BEO)?
Casi todos los eventos importantes planeados en un hotel o en una instalación para eventos especiales requieren una Orden de Evento de Banquete o BEO, que es un contrato que describe cada detalle del evento. Si usted es un planificador de eventos, querrá familiarizarse con los BEOs para asegurarse de que todos los detalles estén cubiertos correctamente.
El acuerdo a menudo se describe en un formulario que detalla las selecciones de alimentos y bebidas, audio/visuales, la configuración de la sala, incluidos los centros de mesa, las necesidades de personal, y todos los demás elementos relacionados con su evento. Incluido en el BEO hay una lista desglosada de los costos que tendrá que pagar.
Lo más probable es que el acuerdo incluya «bloques» de información bajo subtítulos, tales como información de contacto, horarios, arreglos de alimentos y bebidas, configuración de la sala, audio/visual, términos y condiciones, y los bloques de firma.
Lectura del Orden del Evento del Banquete
Aunque es obvio que necesita leer el BEO y aceptar los términos del acuerdo, asegúrese también de leer la letra pequeña. Asegúrese de estar completamente informado sobre lo que está aceptando, incluyendo todos los costos.
Compruebe que lo siguiente se describe en la sección general del BEO:
- Información de contacto en el sitio, incluyendo un número de teléfono celular
- Uso del espacio para el día del evento (verifique que los espacios mencionados sean los espacios que usted recorrió)
- Configuración, inicio y finalización del evento
- El número total de invitados esperado
Arreglos de alimentos y bebidas
Una sección del BEO estará dedicada a los arreglos de alimentos y bebidas. Desea asegurarse de que lo siguiente se detalla en esta sección:
- El menú completo, incluyendo todos los cursos
- Cada elemento de un buffet, y cómo se ajustará y posicionará cada estación en la sala
- Cómo pretende el lugar atender las necesidades de los huéspedes que tienen preocupaciones dietéticas especiales (como las dietas sin gluten o vegetarianas)
- Horario de servicio
- Artículos especiales relacionados con el servicio, como vino y agua con gas en las mesas
- Un desglose de todos los precios de los alimentos
- Lista detallada de alcohol, incluyendo marcas de alcohol y cerveza disponibles en el bar
.
Configuración de la habitación
El BEO debe describir específicamente toda la configuración de la sala. Incluye
- Colocación de las mesas
- El número de asientos por mesa
- Colocación de estaciones de comida
- Lugar de entretenimiento (y detalles sobre el alojamiento de los artistas, si procede, incluido el almacenamiento del equipo, el acceso a alimentos y bebidas, el espacio para cambiarse, etc.)
- Ubicación de la(s) barra(s)
Algunos BEOs pueden incluso incluir un diagrama de la configuración de la sala.
Proveedores audiovisuales y externos
Los arreglos audiovisuales aparecen a veces en un BEO, pero como muchos lugares contratan servicios de A/V a un tercero, puede haber un contrato separado. Si está incluido en el BEO, asegúrese de que todos los detalles estén finalizados antes de firmar el contrato.
Términos y condiciones
Todos los contratos, incluyendo los BEOs, tienen términos y condiciones que usted debe cumplir. Asegúrese de conocer todos los términos y condiciones antes de firmar el documento. Por ejemplo, ¿cuáles son los términos del acuerdo en caso de cancelación? ¿Cómo se resolverán las disputas si, por ejemplo, un huésped se resbala y se cae?
Es importante hacer cualquier pregunta al gerente de la instalación y confirmar los detalles con su cliente antes de firmar. Una vez que haya firmado el BEO, es un contrato vinculante.