Es difícil planificar el presupuesto de un evento a menos que tenga una buena idea de los gastos en los que incurrirá. Parece bastante obvio, pero los costos asociados con la planificación de eventos pueden provenir de diferentes lugares. Justo cuando usted piensa que ha identificado todas sus categorías de gastos, aparece otra para enviarle de vuelta a la mesa de dibujo. Para evitar que esto le suceda a usted, use este esquema de gastos de planificación de eventos mientras crea su presupuesto.
Gastos en el lugar
Aquí se incluyen los costos y honorarios que normalmente se cobran en el lugar del evento. A menudo es la categoría más cara, pero también es la más fácil de predecir, ya que obtendrá un presupuesto formal para revisarlo por adelantado. Dicho esto, no olvide tener en cuenta los costes variables que cambian con sus números de participación. El servicio de comidas es un buen ejemplo de esto, ya que los costos de los alimentos aumentarán con cada adición a su lista.
Costos del lugar
- Alquiler de habitaciones
- Depósito de seguridad
- Cobertura de seguro
- Estacionamiento
Alimentación y catering
- Comidas
- Bebidas
- Honorarios de mano de obra de camarero/servidor
- Impuestos y cargos por servicio/gratificación
Audio/Visual
- Micrófonos
- Pantallas y proyectores
- Acceso a Internet
- Otros equipos especializados
Proveedores externos
Esta categoría representa todos los artículos y servicios suministrados por los proveedores fuera de la sede. Cada uno le facturará de forma independiente, por lo que es importante que vigile de cerca a todas las personas con las que esté trabajando. El uso de una hoja de cálculo le ayudará a organizar sus contactos con los proveedores junto con los costos asociados con sus servicios.
Alquiler de eventos
- Sábanas, rodapiés de mesa y fundas para sillas
- Tiendas, escenarios y atracciones de diversión
- Artículos físicos no proporcionados por el lugar de reunión
- Trabajo de parto y alumbramiento para la configuración/Teardown
Vendedores de decoración
- Iluminación de acento
- Flores y centros de mesa
- Globos
Entretenimiento
- Músicos o DJ
- Honorarios del orador
- Jinetes por contrato (comida, alojamiento, transporte)
Gastos de producción
La producción incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutar el evento. Estos gastos comienzan en el momento en que se concibe el evento y continúan a través del papeleo posterior al evento. En resumen, esta categoría representa el costo de organizar el evento, atraer a los asistentes y gestionar los elementos administrativos.
Comercialización y registro
- Trabajo de impresión y diseño
- Anuncios
- Invitaciones
- Gestión de registro
Planificación y organización
- Tarifas del planificador de eventos
- Empleados a tiempo parcial y temporales
- Suministros de oficina
- Costos de comunicación
- Gastos de viaje
Gastos administrativos
- Asignaciones de empleados asalariados
- Costos contables
- Honorarios legales
- Honorarios de los consultores
Excesos de costos y fondos de emergencia
No hay un número mágico para lo que usted debe reservar para gastos no planeados, pero necesita esperar lo inesperado. Algunos planificadores de eventos sugieren presupuestar entre un 5 y un 10 por ciento por encima de los gastos previstos, mientras que otros eligen un número redondo con el que trabajar. Los eventos más grandes deberían, por supuesto, asignar más porque un descuido que se factura por persona podría ascender a miles de dólares.
El propósito de este bosquejo es hacerle saber de los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir. Cada evento es único, así que el suyo puede incluir más o menos de los artículos que se enumeran aquí. Lo importante es saber de dónde provendrán sus costos. Pasar por alto los gastos asociados con un proveedor o categoría en particular puede causar estragos en su presupuesto, pero el peor de los casos es olvidarse por completo de un gasto hasta que llegue la factura.
