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Las 9 razones principales por las que no tiene una precisión de inventario del 100%.

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La cadena de suministro optimizada es imposible sin saber qué hay a mano

“Conseguir que sus clientes obtengan lo que quieren, cuando lo desean – y gastar la menor cantidad de dinero posible haciendo eso” – eso es la optimización de la cadena de suministro en pocas palabras. 

Pero si no tiene un registro preciso de su inventario, habrá un día en que envíe a un empleado del almacén a elegir un SKU para un pedido de un cliente y no estará allí – o no habrá suficiente. 

Las inexactitudes en el inventario pueden llevar a la pérdida de tiempo y dinero. Y eso se puede evitar. ¿Cuáles son las diez razones principales por las que sus registros de inventario no son exactos? Eche un vistazo a la siguiente lista. 

9. Inventario físico

No has hecho un inventario físico adecuado. Eso significa contar todo lo que hay en su inventario. Puede hacer esto a través de un conteo de piso a hoja, lo que significa contar todo y comparar ese número con lo que hay en su sistema informático o base de datos. La otra opción es hacer un conteo de hoja a piso. Con este método, usted comienza desde su base de datos y lo lleva a su almacén para ver lo que realmente tiene. Cuando haga un inventario físico, asegúrese de verificar todo. No tiene sentido hacer un recuento y darse cuenta de que aún estás fuera.

Si realmente quieres ser preciso, haz ambas cosas. Comience con un recuento de hoja a hoja y luego haga un recuento de piso a hoja.

8. Desarrollar una rutina regular

Dos meses después, hágalo de nuevo: todo el inventario físico. Utilice los resultados del inventario físico de hace dos meses como base de referencia y ahora elimine todas sus transacciones desde entonces (recibos, envíos, chatarra, etc.) para obtener su inventario permanente. 

Esto es lo que tu sistema te está diciendo que tienes. Ahora, cuéntalo todo de nuevo. Y reconciliarse. Cuando haces esto, estás en camino a una precisión del 100%. 

7. Programa de recuento de ciclos

¿Cómo va tu programa de recuento de ciclos? Si usted no tiene uno o, peor aún, no sabe lo que eso significa, es posible que tenga un problema.

La exactitud del inventario no es algo que sucede porque se revisa una vez al año o una vez al trimestre. Usted necesita contar alguna cantidad de su inventario todos los días. Eso es correcto. Incluso si es una parte por día – idealmente una parte diferente cada día, y una que sea alta en valor en dólares, alta en volumen o crítica para el suministro al cliente. Considere, por ejemplo, sus artículos de inventario “A”.

Adoptando un programa de inventario cíclico, se puede contar una pequeña cantidad de inventario un poco a la vez en lugar de tener que revisar todo el stock en un almacén. Este método es menos perjudicial para las operaciones diarias ya que no requiere tanto tiempo y trabajo.

6. Compruebe sus convenciones para fijar nombres

¿Cómo son sus números de parte? Lo creas o no, los problemas de inventario pueden ser causados porque alguien pensó que un cero era la letra “O” o un uno era la letra “I”. 

Incluso si usted está codificando y escaneando esos códigos de barras, en algún lugar a lo largo de la línea un humano va a leer ese número de parte y lo va a escribir. Así que haga todo lo que pueda para evitar que los ceros, unos, Is y Os estén en la convención de nomenclatura de números de pieza. 

5. Sistema de gestión de almacenes

¿Tienes un WMS? Esto significa Sistema de gestión de almacenes. 

Un WMS es un sistema de software que le ayuda a gestionar y organizar su inventario – su cantidad disponible, dónde está, cuánto se asigna, cuánto está esperando en su muelle de recepción. Si usted tiene más de 20 SKU, puede considerar la posibilidad de obtener uno. 

Hay muchos tipos diferentes disponibles. El que usted elija depende del tamaño de su negocio. Pueden ir desde simples hojas de cálculo hasta software más complejo. Si eres realmente inteligente, puedes intentar diseñar tu propio sistema de gestión de almacenes.

La implementación de un WMS no sólo ayuda a aumentar la precisión de su inventario, sino que también puede ayudar a reducir los costos y errores, y mejorar el servicio al cliente y los tiempos de respuesta.

4. Asignar un líder de WMS

¿Utiliza su sistema de gestión de almacenes? Si conoce su sistema de gestión de almacenes porque es ese icono en su escritorio que nadie hace clic, es posible que tenga un problema de precisión de inventario. Ese WMS es lo que sus contables deberían estar usando para valorar su inventario – y, por lo tanto, su compañía. 

Asigne a un empleado la responsabilidad de la exactitud de su inventario. Dale a ese alguien un portapapeles y derechos de administrador a tu SGA. 

3. Desarrollar un sistema basado en procesos

Mantener su inventario 100% exacto significa tener un sistema de gestión de inventario basado en procesos. Esto significa que no debería haber algo así como una sola vez. Es entonces cuando un nuevo cliente potencial quiere una muestra y usted tiene que extraerla de su inventario, pero aún no está configurada en su sistema. O cuando un cliente existente quiere que usted apure un envío y usted sabe que la manera más rápida de enviarlo es que usted simplemente lo tome del almacén y lo pegue en un sobre. 

Estas situaciones pueden llevar a retirar el inventario de los estantes fuera de los sistemas normales que usted puede (o debería) tener en su lugar, lo que conduce a inexactitudes en sus conteos.

2. Mantenga su inventario seguro

¿Tiene un inventario que es fácil de perder si ya no está? ¿Existe la amenaza de que lo roben? Si es así, asegúrese de que la seguridad de su inventario sea hermética. 

Si su inventario está hecho de bloques de hormigón y yunques, usted puede tener menos problemas de robo que el tipo que vende teléfonos inteligentes y monedas de oro. 

Lo mejor que puede hacer es apegarse a un recuento de ciclos tantas veces como considere necesario.

1. Mantenga la coherencia con su unidad de medida

Asegúrese de saber qué unidad de medida (UM) está utilizando. Y asegúrese de que su proveedor y su cliente estén en la misma longitud de onda.

Para hacerlo, asegúrese de que no está ordenando sus suministros en onzas cuando su proveedor le está enviando las botellas. Y asegúrese de que su cliente no esté comprando maletas. Tendrán que asegurarse de que los tres tengan la misma UM.

El resultado final

Si su negocio está plagado de inexactitudes en su inventario, es posible que desee dar un paso atrás y reevaluar cómo mantener sus registros. Los pasos descritos anteriormente pueden requerir un poco de paciencia y tiempo. Pero al seguirlos, usted puede estar en camino hacia una precisión del 100%. También puede encontrar otros aspectos positivos, incluyendo un ahorro de tiempo y dinero.

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