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Como se clasifican las cuentas de orden, cuál es su objetivo y uso práctico?

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Las cuentas de orden se encargan del registro de los valores de la empresa, pero de valores reales que por ningún motivo pueden cambiar las cuentas de estado de resultados ni la de Balance.

Cómo funcionan las cuentas de orden y cuáles son

Por ello se entiende que representan valores contingentes como obligaciones y derechos contingentes, que tienen por objetivo el control administrativo conforme con una partida doble, es decir que obliga a la apertura de dos cuentas de mayor, una cuenta deudora y otra cuenta acreedora  en las cuales se especifica el registro con claridad representativa.

Los valores contingentes

Los valores contingentes don obligaciones y derechos que se atienen a una contingencia y si sucede esta contingencia se transforma en valores reales.

Como se clasifican de las cuentas de orden

Las cuentas de orden se clasifican de este modo:

Cuentas de orden de control o para valores de registro

Este tipo de cuentas son las que manejan las del Activo depreciable.

Cuentas de orden contingentes

Son las cuentas que se encargan del control de los documentos endosados, seguros contratados, juicios pendientes, documentos descontados, litigios, avales y derivados financieros.

Cuentas de orden de valores ajenos

Son las que controlan las mercaderías en comisión y los depósitos en garantía.

Cuentas de orden de control administrativo y recordatorias

Estas cuentas se encargan de las obligaciones bursátiles emitidas y de las mercaderías en consignación.

Cuentas de orden fiscales

Son las que manejan las pérdidas fiscales, los Activos depreciados y gastos que no son deducibles.

Entonces se abre una cuenta de orden cuando se realizan operaciones que implica el registro de valores ajenos  como garantía o prenda, en guarda, obligaciones o derechos contingentes, se ejecuta un mandato de compra venta,  cuando se otorgan fianzas, un reclamo o se lleva a cabo un contrato de compra venta.

Cómo se establecen las cuentas de orden

Las cuentas de orden se deben llevar en una doble partida, siendo que una siempre tendrá relación directa con la otra y además siempre tendrá movimientos y sus saldos forzosamente  deben ser compensados.

Su saldo siempre es deudor mientras que el de la cuenta relacionada será siempre acreedor por el mismo valor. Es por esta razón que siempre existe una cuenta acreedora y otra deudora que también se llama contra cuenta.

Cuentas de orden y su movimiento

Son un tipo de cuentas que siempre tienen movimiento, el cual se realiza con un movimiento directo o con un movimiento  cruzado.

Cuando se realiza el asiento con un movimiento directo  cuando sea afectada otra cuenta de orden pero nunca interviene la cuenta de resultados ni la de Balance.

Por ejemplo al debitar en una cuenta de orden la otra cuenta de orden registrará un crédito o la operación puede ser al revés, se acredita en una cuenta de orden y en otra se debita.

Un movimiento cruzado se realiza cuando el débito y el crédito en las cuentas de orden es alternante con una cuenta de resultados o de balance.

Cuentas de orden ejemplos

Las cuentas de orden se pueden utilizar para los siguientes ejemplos:

  1. Para el registro de bienes y valore ajenos recibidos como mercaderías encomendadas para vender o en custodia.
  2. El registro de la cobertura que otorga una poliza de seguro sobre ciertos bienes, porque si es necesario aplicar la cobertura se adquiere un derecho real para cobrar una indemnización.
  3. El registro de documentos endosados por los cuales se recibe un tipo d responsabilidad contingente, porque deben ser pagados en el caso de que la empresa no reciba el pago.

Por ejemplo en el caso de registrar una compra a crédito de un vehículo, el cual ha sido asegurado…

Fecha. Se compró un automóvil con un crédito que otorgó la empresa XXX, a (cantidad de años o meses del crédito) para ser pagado a un total de (precio total del vehículo)

Fecha.  Se contrató un seguro para la protección del activo por XXX (precio de la póliza), que comprende robo, incendio, etc. como riesgos a cubrir, con una prima cuyo valor es de XXX (valor de la prima),  que se cubre xxx (cómo se cubre la prima)

Fecha. Se le aplica a la unidad comprada una depreciación contable de XX% anual  además de una depreciación fiscal de XX%

Fecha. Se le envió a  (Nombre y apellido del tenedor del giro) el giro NºXXX por un valor de XXX (Valor del giro y especificación de la divisa)

Fecha. Se vendieron (especificación de la mercadería vendida a crédito) a un precio de XXX (precio de venta total) por la que el cliente firmó documentos que corresponden a (concepto del crédito)

Fecha. Se recibió una demanda por parte de un empleado por un valor de XXX (valor total de la demanda)

Fecha. El documento por el que se otorgó el crédito (concepto del crédito) fue endosado al banco (nombre de la institución bancaria), la que hace líquido el importe del documento (explicación sobre como liquida el banco el documento, por ejemplo de manera anticipada, con una comisión del xx% etc.

Clasificacion de las cuentas de orden

Ante todo las cuentas de orden no son de resultados ni de balance y es por ello que no pertenecen a las de egresos, ingresos, capital, pasivo o activo.  Entonces además de la clasificación anterior, la más común es:

Mercadería en consignación

Donde se registran a operaciones que corresponden a las mercaderías que se reciben para que se vendan con posteridad. La operación no se realizará hasta tanto la venta sea realizada. El comitente es quien entrega la mercadería y consignatario es quien recibe la mercadería para ser vendida.

Depósitos en garantía o en prenda

Se registran operaciones que corresponden a las ventas realizadas a crédito.

Avales otorgados

Registra operaciones cuando la empresa avala a terceros. Es la mejor manera pasa controlar el aval como modo recordatorio.

Documentos endosados o descontados

Registran operaciones que sorprenden al otorgamiento de un crédito. Son créditos que constan en pagarés o en letras que son controlados en documentos por cobrar.

Cuando la empresa requiere financiación puede hacer una transferencia de derechos a un banco  para el cobro de los documentos que tienen unas fechas de vencimiento posterior tras lo cual recibe el valor como cobro anticipado, a cambio de una comisión  por la prestación del servicio.

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