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Características que debe tener un sistema de pólizas contables

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Para hacer la presentación ante el SAT, necesitas saber todo acerca de los sistema de polizas, pues existen disposiciones nuevas que debes conocer incluyendo de qué se trata el sistema y todo cuanto a ello se refiere lo conocerás a continuación…

Cuáles son los requerimientos del sistema de polizas

  1. Por un lado los requerimientos del sistema de polizas son obligatorios y los debes tener en cuenta al presentarlos ante el SAT,
  2. Por otro lado la contabilidad electrónica es unas de sus características principales que cuenta con elementos fundamentales que es importante que los mantengas actualizados al presentarlos ante el SAT.
  3. Por ejemplo los 3 elementos son la balanza de comprobación, precisamente las pólizas contables y el catálogo de cuentas.
  4. Además se caracteriza por el envío de las pólizas contables a través de un archivo XML, generados a partir de la contabilidad electrónica y por medio de sistemas especializados.
  5. Los archivos XML no son necesarios que los envíe periódicamente, pues solo los enviarás en el momento que te sean solicitados por la autoridad competente.
  6. La autoridad te solicitará su envío con el motivo de la verificación de la solicitud de devolución de impuestos.
  7. También te lo puede solicitar debido a que es necesario hacer una revisión de gabinete o para una visita domiciliaria.
  8. Incluso puede ser necesaria una revisión electrónica o una revisión al dictamen fiscal.
  9. Por lo tanto es requisito que envíes los archivos XML en el momento que la autoridad fiscal te lo solicite, por ejemplo para la devolución de compensación o la presentación de una solicitud de devolución.
  10. Las pólizas son importantes porque cuentan con un contenido que integra la información donde se refleja con detalle todas tus operaciones.
  11. Incluso las pólizas cuentan con campos obligatorios y otros opcionales.

Requerimientos del sistema de polizas

El sistema de polizas tiene como requerimientos principales los siguientes:

  1. Debe constar el mes correspondiente a la balanza.
  2. el RFC correspondiente al contribuyente, que es quien envía los datos.
  3. El año correspondiente a la balanza.
  4. La fecha del registro de la póliza.
  5. De qué tipo de póliza se trata. Si es una póliza de egresos, póliza de diario o póliza de ingresos.
  6. El número correspondiente a la póliza.
  7. La descripción del concepto de la operación.
  8. El número correspondiente a la cuenta.
  9. El número correspondiente a la subcuenta o a la partida de la transacción.
  10. La descripción del concepto de la transacción.
  11. El tipo de moneda que consta en la póliza según el catálogo del SAT.
  12. En el “debe” debe constar el monto correspondiente a la transacción (cargo a la cuenta)
  13. En el “haber” debe constar el monto correspondiente a la cuenta por la transacción (abono a la cuenta)

Con todos estos datos te das cuenta que se trata de una información detallada que plasmas en la contabilidad electrónica y por lo tanto es necesario que la entregues en los tiempos estimados a fin de que no seas afectado por una multa que establecen las autoridades fiscales.

Que es un sistema de polizas

  1. ¿Que es un sistema de polizas?, pues simplemente se trata de un documento interno de tu empresa en el cual llevas el registro de las operaciones con el adjunto de sus correspondientes comprobantes.
  2. Las pólizas se realizan en original y otros ejemplares según lo que necesite tu empresa.
  3. Las pólizas muestran las firmas de quienes han intervenido en la formulación de las mismas, su revisión y su autorización con el objetivo de que cada una de esas personas asienten su responsabilidad.
  4. Una vez terminados los registros se archivan con una numeración progresiva a fin de que puedan ser localizadas fácilmente.
  5. A fin de mes es necesario sumar por un lado los cargos y por otro lado los abonos recibidos en las cuentas. De este modo obtienes totales que formarán solo un asiento de concentración que pasará al diario general.
  6. El diario general recibirás los asientos de concentración que luego pasarán al libro mayor.
  7. Gracias a los datos del libro mayor podrás elaborar los estados financieros.
  8. El sistema de polizas tiene como ventaja la posibilidad de mejorar la división del trabajo, pues todos los registros de pólizas o los diarios plasman operaciones que han sido autorizadas y registradas además de realizadas por personas con responsabilidad.
  9. Incluso no se interrumpe el registro de operaciones porque los datos son tomados de las copias de las pólizas, lo cual hace más fácil la anotación de los mayores auxiliares.

Qué es el sistema de polizas contables   

El sistema de polizas contables es el documento donde plasmas el registro de todas las operaciones de tu empresa.

En definitiva son documentos contables q se conocen como pólizas contables cada uno con distinta finalidad, por ejemplo:

  1. En las pólizas de ingresos se lleva a cabo el registro de operaciones que involucran la entrega de dinero en efectivo como los pagos recibidos de deudores, clientes, etc. Como detalle exclusivo son pólizas de color celeste y se trata de entrada dinero en efectivo a partir de un medio electrónico.
  2. En las pólizas de egresos se lleva a cabo el registro de la salida de dinero en efectivo por el concepto del pago a los proveedores, luz, etc. también generado a partir de un medio electrónico y tiene como exclusividad el color rosado.
  3. En las pólizas de diario se lleva a cabo el registro de operaciones en las cuales no tiene nada que ver el dinero en efectivo, puede ser la determinación del IVA, ajustes, depreciaciones, etc. Tiene como exclusividad el color verde en su formato.
  4. Las pólizas de cheque tienen como objetivo controlar los cheques que libra la empresa. Tienen como exclusividad el formato en color verde.

Cómo llenar el sistema de polizas

Si bien llenarás estos documentos como lo haces en el libro diario lo realizarás de esta manea:

  1. Cuenta es una columna donde escribirás el código de la cuenta mayor que por supuesto será afectada.
  2. Subcuenta es la columna sonde escribirás el código de la subcuenta que también se verá afectada.
  3. Nombre es la columna donde escribirás el nombre de la cuenta o de la subcuenta que será afectada.
  4. Parcial es la columna donde escribirás la cantad correspondiente a las subcuentas.
  5. Debe es la columna donde escribirás las cantidades que serán cargadas.
  6. Haber es la columna donde escribirás las cuentas que serán abonadas.
  7. Fecha e el campo donde escribirás la fecha de la operación.
  8. Elaborado por es el campo donde escribirás el nombre de la persona que se encargó de elaborar la póliza o la firma de la misma.
  9. Revisado por es el campo donde escribirás el nombre dela persona q revisó la póliza o plasmará la firma en este campo.

Ten en cuenta que llenarás una póliza por cada asiento, es decir que en una póliza registrarás solo un asiento.

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